Секреты успешного хранение и управление документами. Часть 2

Часть 2 (Начало Часть 1)

Зачем заниматься бизнесом по управлению документами

По заказу крупнейших поставщиков услуг по хранению и управлению документами в мире, был проведен опрос сотен людей, занимающихся разными аспектами индустрии. Эти люди представляют собой диапазон от ветеранов до новичков, и они видят возможности по созданию или расширению существующего бизнеса, но могут не знать где начать. Общей характерной чертой этих людей является их вовлечённость в производство, которое имеет колоссальные перспективы и рентабельность для компаний, которые сейчас создают свою долю на рынке.

Как бы то ни было, проходит год за годом и для новичков становится всё труднее привлекать свою часть бизнеса, чтобы оправдать необходимое размещение капитала. К тому же, конкурентное давление может поглотить сегодняшних лидеров, которые не принимают эффективные методы выполнения своих операций. Те, кто до сих пор применяют устаревшие средства хранения и управления документами не выживут под натиском волны модернизации, охватившей этот вид деятельности.

Экономика хранения и управления документами

Хранение и управление документами. Хорошее решение, так как этот вид деятельности является жизненно важным видом услуг для организаций, которые оказываются далеко не в идеальных  ситуациях при столкновении с этим процессом.

Возможно, одним из первых шагов, которые вы должны сделать, прежде чем перейти к следующему, это рассмотреть и оценить экономическую составляющую этого вида деятельности. Экономика в данном случае это изучение людей, делающих свой выбор, как отдельных людей, так и группы людей. Вам просто необходимо стать участником.

Рассмотрим все виды экономических аспектов, которые уже являются частью вашей  жизни. Независимо от того, тратите, копите или инвестируете свои деньги, вы являетесь субъектом для законов экономики. Когда вы предлагаете свой труд или услуги за деньги, вы вовлекаетесь в сферу принятия экономических решений. Фактически каждый раз, когда вы выполняете какую-то работу, вы уже, на тот момент, предварительно приняли решение, основываясь на вашем понимании стоимости предпринимаемой деятельности и сравнении с предполагаемой выгодой от этого. Это и есть экономика.

Теперь подумайте о том, как вы каждый раз получали то, чем вы владеете. Рассмотрим компьютер, которым вы пользуетесь в данный момент. Как компания, которая его произвела знала, что должна сделать один для вас? Как они узнали, какие характеристики он должен иметь? Что производители компонентов для компьютеров достаточно прозорливые, чтобы точно знать, что производить и куда это должно уйти? Откуда сотрудники компании знают о том, что это была хорошая идея работать на компанию и изготавливать эту продукцию или предоставлять услуги? Откуда розничный торговец, который продаёт вам компьютер, знает, что вы захотите там-то и тогда-то его купить? Это всё экономика.

Все ресурсы, включая землю, труд и капитал (оборудование или инструменты) являются дефицитом и мы должны постоянно принимать решения о том, как использовать эти ресурсы. У вас всего лишь 24 часа в сутки и вы используете их, как вам кажется наилучшим образом. Экономика позволяет понять, насколько рационально люди используют свои дефицитные ресурсы, дабы удовлетворить свои потребности наилучшим образом. Вы должны признать, что эта наука касается каждого.

Начинать экономический анализ хранения и управления документами надо с оценки  вашего потенциального дохода от оборудования и тех услуг, которые вы предлагаете клиентам.

Основные преимущества быть занятым в этом бизнесе

Рассмотрим основные преимущества этого бизнеса. Возможно самое большое преимущество – постоянный денежный поток. На самом деле, многие компании, которые тратят средства на хранение и управление документами, хотят компенсировать циклический характер их первоначального бизнеса. Деятельность по хранению и управлению документами предлагает чрезвычайно устойчивый денежный поток по сравнению с другими видами деятельности; при низком обороте по счёту и достаточно несложных операциях. Появившись единожды, учётная запись, остаётся с вами и со временем увеличивается. Даже, если вы теряете учётную запись, клиенты обычно вносят платёж за расторжение контракта, или они ещё могут постепенно забирать свои короба, предоставляя вам доходы, которые растягиваются на месяцы, до тех пор, пока они совсем не исчезнут.

К тому же, центр документации испытывает минимальные убытки. Претензии по поводу повреждения документов практически исключены и ваши финансовые риски могут быть лимитированы, если соглашение составлено правильно. И, наконец, для тех клиентов, которые заявляют избыточную стоимость их документации, вы могли бы предложить дополнительную страховку, которая сама по себе зачастую оказывается выгодной центру.

Источники дохода

Хранение и управление документацией является чем-то большим для клиентов, чем просто размещение и оформление документов. В комплекс полного обслуживания входит большой перечень операций. Основная плата за хранение, которую вы выставляете своим клиентам, является базовой, но не единственной.

Первое правило бизнеса: детализировать услуги. Вы будете нести убытки за предоставление практически каждой услуги, которую вы предлагаете и, поэтому, имеет смысл брать плату с клиентов за это. И ещё несколько моментов: прием (индексация) новых коробов; временное изъятие короба и документов; доставить короб клиентам и забрать обратно у клиентов для хранения; разрешить клиентам разгрузить или получить короб на вашем складе; предоставить клиенту пустые короба для их удобства; инвентаризация содержимого короба; обработка и перерегистрация папок в коробе; уничтожение коробов и файлов, когда необходимость в них отпадает; предоставление дополнительной страховки; резервирование места на полке для клиента; и постоянное удаление коробок и файлов из вашего помещения.

Прибыль от хранения документации

Второе правило заключается в следующем: выше – лучше. Практически в любой ситуации высота вашего склада определяет потенциальный доход.

В помещении для хранения документов у вас есть уже известная производственная площадь для использования. Чем больше коробок вы поставите друг на друга на каждом квадратном метре производственной площади, тем большую прибыль вы получите с каждого кв. м. Соответственно, чем выше склад, тем большую прибыль с квадратного метра получите.

Прибыль от оказания услуг по менеджменту

Третье правило большого пальца: за каждый рубль, который вы получаете от хранения вы захотите получить дополнительную прибыль за услуги.

Оказывать услуги можно по одной из двух категорий: те, что выполнять будете вы и услуги, которые выполнять будут другие люди. Вторая группа довольно маленькая и будет, видимо, определяться исходя из вашей существующей инфраструктуры (оборудование и возможности). Возьмём, к примеру, услуги по доставке, которые вы предлагаете. Если у вас уже есть транспорт и водители, то эту услугу вы легко можете оказывать сами.

С другой стороны, компания, не имеющая такие возможности, может заключить контракт с местной курьерской службой и просто добавить пункт при определении стоимости. Это избавит вас от лишней нагрузки и, всё-таки, сможете предложить приемлемую услугу. Могут появиться и другие компоненты во всей цепочке вашей деятельности, которые найдут себе применение, применив подобный подход.

Выполняйте ваше домашнее задание по экономике

Каждый из нас вовлечён в экономические отношения в качестве потребителя, инвестора, начинающего свой бизнес, предпринимателя среднего уровня или уже довольно опытного. При любом раскладе все мы ежедневно принимаем решения, связанные с экономикой, что подразумевает взвешивание вариантов и принося в жертву одну выгоду ради прибыли большего размера.

Если у вас изначально есть представление о деятельности, связанной с хранением и управлением документами, то вам легче будет понять эффекты вашей финансовой деятельности. А ещё вы сможете понять, что вы можете ожидать на пути источников дохода, прибыли от услуг по хранению и управлению и насколько вы будете успешны, конкурируя и добиваясь своего места на рынке.



Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. При нажатии на кнопку "Принять", вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять
Отказаться
Политика конфиденциальности