Секреты успешного хранение и управление документами. Часть 1

Часть 1.

 Итак, вы надумали заняться или расширить свой бизнес или развиваете некую компанию. Вопросы хранения и управления документов занимают в этом деле существенную роль. То время, когда это было довольно вяло текущим и спокойным делом прошло, и вы делаете мудрый и потенциально выгодный выбор, если он сделан, конечно, правильно! Почему?

Очень просто. Современное общество требует более высоких стандартов в отношении точности и наличия контента. Знаете ли вы, что в течение последних нескольких лет было принято больше нормативно-правовых актов в некоторых отраслях промышленности по сравнению с тем, сколько было написано почти за столетие?

Ситуации, когда важные данные/документы оказываются неаккуратно оформленными или уничтоженными, приводят к серьёзным последствиям для конкретных людей или компаний из-за отсутствия надлежащего управления информацией.

Это явилось причиной написания данной статьи. В ней будет дано краткое описание, а также некоторые секреты и подсказки для тех кто заинтересован начать или расширить бизнес в части хранения и управления документами, но не даёт ключа как и где начинать.

Статью следует воспринимать, как справочник, который вы можете взять, пролистать несколько страниц и начать читать. В справочнике есть главы, которые охватывают конкретные вопросы отрасли. Несмотря на то, что мы рекомендуем прочитать весь буклет, вы можете начать с конкретной темы, которую вы найдете в Содержании.

Существует логическая последовательность глав, поэтому имеет смысл прочитать их по порядку. Тем не менее не стесняйтесь и выбирайте ту главу, которая вам наиболее интересна и погружайтесь в чтение!

Психология хранения и управления документами

Работает ли какой-то человек в государственном учреждении или является директором частной компании, стремящейся преуспеть на рынке, у обоих есть потребность знаний. Чем больше они знают о своём бизнесе или окружении, тем эффективнее они могут реагировать на возможности или кризисные ситуации. Когда они знают, тогда они могут упреждать, а не просто реагировать, таким образом, смогут чувствовать себя в большей безопасности.

Но часто просто знать оказывается недостаточным. Есть вещи, которые надо будет узнать как можно быстрее, потому что, когда вы узнаете так же важно, как что вы узнаете. Итак, скорость, с которой они найдут информацию, может оказаться критической.

Необходимость хранения и управления в режиме «Off—site«: стоимость, пространство и точность

Исследования показали, что большинство организаций уже имеют большую часть данных/записей, которые им нужны для принятия грамотных решений. Это находится в документах, эл. сообщениях, на веб-страницах, прогнозах, отчётах о положении дел, протоколах заседаний и т.д.

Как бы то ни было, этот контент обычно хранится где-нибудь в закрытой комнате основного здания. И это занимает дорогое и ценное пространство, а содержимое, которое там хранится, часто уже считается «древней историей», а расходы на содержание помещения не добавляют ценности компании.

К тому же многие из этих организаций испытывают разочарование и неэффективность, связанные с зависимостью от архаичных процессов ручного поиска. Это традиционно приводит к высокому проценту ошибок, вызванных заторами, отсрочками, дублированием и погрешностью.

Ваш off-site центр может разместить их данные/документы более экономично, требуя меньше пространства в основном здании, но на разумном расстоянии и доступно для клиентов. И используя данную возможность, ваш off-site центр сможет управлять содержимым с большей степенью точности.

Затруднения с высокопрофильными документами

В наши дни неправильное управление документами может привести к катастрофическим последствиям. недавние исследовательские отчётные материалы и внимание СМИ обнародовали некоторые затруднения, возникшие у известных компаний.

И несоответствие промышленным нормативам и правительственному законодательству приводит к дорогостоящим судебным процессам, финансовым штрафам, банкротству или еще хуже – тюремному заключению. Всё это происходит из-за плохого или неадекватного хранения документов; и оттого, что документы теряются или попадают не в те руки. Поэтому общество требует повышения уровня стандартов относительно точности и наличия контента.

Итак, совершенно обязательно для компаний быть готовыми защитить себя от событий подобного сценария. Имеет смысл хранить и эксплуатировать off-site данные/документы своей компании на определённом расстоянии в руках работоспособного, надёжного и технологически дальновидного поставщика услуг, такого, как вы и ваш центр документов.

Продолжение Часть 2.