Архивисты ДатаБокс проводят бесплатный аудит для уточнения задачи клиента, оценки объема работ и структуры архива: какие типы документов будут переданы для временного хранения, требуется ли проводить экспертизу ценности, научно-техническую обработку. Результаты аудита позволяют определить объем работ с точностью до 90%.
Коммерческое предложение
ДатаБокс готовит после аудита ценовое предложение, которое состоит минимум из двух частей: стоимость первичной индексации (приема) документов и стоимость хранения документов. Прием документов рассчитывается один раз за каждый объем сдаваемых документов. Хранение – ежемесячная услуга.
Транспортировка документов в Центр хранения ДатаБокс.
Архивисты ДатаБокс самостоятельно снимают документы со стеллажей, загружают в закрытый транспорт ДатаБокс и доставляют в Центр хранения для индексации (приемки) и дальнейшего размещения. Клиенту предоставляются фирменные архивные короба для упаковки и транспортировки документов.
Прием документов
При передаче на хранение архивисты ДатаБокс индексируют архив заказчика: составляют описи дел, чтобы заказчик видел структуру архива и удаленно управлял документами. Прием архива – комплексная услуга, которая как правило проходит уже в Центре хранения. Архивисты ДатаБокс описывают и маркируют дела этикетками со штрихкодом, упаковывают в фирменные архивные короба, которые также маркируют этикеткой со штрихкодом. Зашифрованная в штрихкоде комбинация заносится в базу данных архивного ПО, чтобы в дальнейшем оперативно и удаленно управлять архивом самостоятельно через портал пользователя или по телефону. На основании описи составляется акт приема-передачи документов.
Размещение документов на хранение
После сверки описи дел с заказчиком архивисты ДатаБокс размещают фирменные короба с документами клиентов в Центре хранения на стеллажах, а информацию о местоположении заносят в базу данных архивного ПО. Благодаря программе документы одного клиента могут размещаться в разных частях Центра хранения. Эта ключевая особенность экономит время и деньги заказчика, поскольку больше не требуется формировать порядковую систему на стеллажах: раскладывать короба по годам, по алфавиту или типам документа. Сквозной поиск в архивной программе мгновенно находит нужное дело в описи и указывает, где хранится документ.