Хранение документов – это услуга ДатаБокс по конфиденциальному размещению документов заказчика в ДатаБокс. Подходит компаниям, которые не справляется с объемом или количеством документов, и применяют собственное малоэффективное решение.
Хранение в ДатаБокс
- Фиксированная цена в месяц за короб
- Скидки при больших объемах хранения
- Центр хранения класса A
- Охрана круглые сутки
- Видеонаблюдение и ограничение доступа
- Противопожарная система
- Передача документов авторизованным сотрудникам заказчика
- Прочные архивные короба, накопители и пломбы
- Срочная доставка документов в день заказа
Хранение в офисе
- Не хватает места
- Затраты на аренду дополнительных помещений
- Покупка стеллажей, коробок, папок, клея
- Слишком медленный поиск документов
- Архаичный способ А-Я систематизации
- Затраты на ФОТ собственных архивистов
- Сложности с сохранением целостности архива.
- Отсутствие автоматизации
- Ошибки ручного учета и ведения архива
Как оплачиваются услуги хранения?
Хранение и учет архивных документов – составная часть технологического процесса производственной деятельности любой организации. Самым выгодным и удобным способом является хранение на аутсорсинге.
ДатаБокс заключает договор с владельцем документов и принимает бумаги на хранение по акту приема-передачи с обязательным составлением описи сдаваемых документов. ДатаБокс хранит документы в фирменных коробах и взимает ежемесячную плату в зависимости от числа хранимых коробов. Стандартный срок действия договора – 5 лет. Затем владелец документов продляет договор или бесплатно забирает документы.
Наша компания занимается предоставлением максимально надежной и удобной комплексной системы внеофисного хранения, которая соответствует актуальным госстандартам. Как осуществляется процесс, каков порядок хранения документов, как происходит отбор документов на хранение?
Особенности внеофисного сохранения документации
Для этих целей мы используем удобные складские помещения, соблюдая условия хранения документов, которые содержатся в опломбированных коробах или на специализированных стеллажах.
Доступ к информации сторонних лиц исключен, так как здесь установлены видеокамеры и система наблюдения. Плюс ко всему, архивные хранилища круглосуточно охраняются.
Помещения для хранения документов дел оснащены в соответствии с требованиями к этому типу хранилищ. В них присутствует система пожаротушения, поддерживается соответствующий температурно-влажностный режим и проч.
Организация архивного хранения
Оно предполагает хранение и использование документов государственных, любых бухгалтерских и других в бумажном виде.
Как правило, многие бумаги хранили в течение 5 лет (квартальная отчетность организации, рабочие планы счетов, счет-фактура, книги продаж компании, путевые листы, договоры, соглашения и многие другие по номенклатуре хранения документов).
Но есть документы, не подлежащие уничтожению. Например, те, которые содержат информацию о работавших на предприятии сотрудниках.
Есть бухгалтерские документы (годовая отчетность, налоговые декларации, статистические отчеты, исполнительные документы и пр.), которые хранятся более 10 лет.
Существует хранение управленческих документов, которые не уничтожаются в течение 50-75 лет и по которым закончено делопроизводство (трудовые договоры, документы о приеме, увольнении и т.д.).
Этапы работы по хранению и учету архивных документов
- Клиент заключает договор
- Далее следует формирование дел или коробов для передачи в архив
- Упаковка их в короба
- Соответствующая маркировка
- Доставка бумаг и выгрузка в архивохранилище
- Обработка
- Внесение информации в базу данных
- Расположение на стеллажах
- Работа с документами по запросу
Правила хранения документов
Мы придерживаемся нескольких главных режимов, в которых полагается осуществлять хранение документов в делопроизводстве:
- световой: мы правильно располагаем в архивном помещении освещение, не позволяя попадать на документы прямым солнечным лучвм;
- температурно-влажностный: в хранилище с помощью специальных систем создается максимально соответствующая оперативному хранению документов температура;
- санитарно-гигиенический: в герметичных архивных помещениях всегда чисто, здесь нет ни грибка, ни плесени, ни грызунов;
- охранный: архивные документы надежно защищены.
Чем выгодно внеофисное хранение документов
В наших помещениях сухо и тепло. Микроклимат подходит для правильного содержания бумаг, которые не выцветут, не промокнут и не покроются плесенью или пылью. Кроме того, мы гарантируем:
- Снижение рисков неправильного создания и хранения документов
- Полное сопровождение архивации
- Оптимизацию финансовых затрат организаций, вызванные необходимостью создания спецхранилищ
- Полноценное формирование номенклатуры дел документов, переданных в архив
- Своевременный контроль временных сроков внеофисного сохранения
- Стопроцентную конфиденциальность переданных данных
- Быстрый доступ к вашим документам
- Внимательный отбор документов на хранение в архив
- Ну и конечно скидки
Огромный опыт. Безукоризненная репутация на рынке услуг. Высочайшее их качество. Индивидуальное решение для каждого клиента. Доступные для всех условия финансирования проектов. Профессиональные кадры. Эти и другие преимущества в пользу сотрудничество с нами говорят сами за себя!