Научно-техническая обработка документов – это комплекс работ ДатаБокс по систематизации, экспертизы ценности, оформлению и описанию бумаг, образующихся в процессе деятельности всех структурных подразделений организации.
ДатаБокс проводит экспертизу ценности документов, определяет сроки хранения, выделяет к уничтожению с обязательным составлением акта, формирует и подшивает дела по личному составу, создает описи и номенклатуры дел, готовит «временные» и постоянные документы к хранению вне офиса в ДатаБокс.
Переупаковка архива
Переупаковка документов – комплексная услуга, которая включает следующие работы: доставка архивных накопителей в офис заказчика, переупаковка документов из папок-регистраторов в архивные накопители с соблюдением последовательности хранимых документов.
ДатаБокс экономит средства заказчиков на приобретение новых папок-регистраторов типа «Корона». Для непрерывного ведения документооборота компании требуется покупать новые папки или освобождать старые – отвлекать собственных сотрудников от работы для переупаковки документов.
Стоимость приобретения одной новой папки-регистратора в два-три раза выше услуги ДатаБокс по переупаковке документов.
Для переупаковки используется архивный накопитель RW1 – устойчивый к повреждениям короб-архиватор из картона марки Т-24, который выдерживает многоразовое обращение к документам, не допускает утери и порчи хранящихся бумаг.
Архивный накопитель удобнее сшитых книг, которые предлагают специалисты по НТО. Вы всегда можете быстро пролистать и извлечь из архиватора несколько оригиналов. Достать и отсканировать документ из сшитой книги невозможно, ведь сшивка применяется при сдаче документов в государственный архив на постоянное хранение.
При необходимости архивисты ДатаБокс составляют опись перешиваемых дел, чтобы хранение было организовано по реестрам, а сотрудники могли быстро находить оригиналы в архиве.
Если заказчик арендует дополнительные помещения под архив, ДатаБокс рекомендует переупакованные дела передавать на хранение в оборудованный архив и отказать от затрат на аренду.
Архивный короб
Архивный короб – это прочная конструкция из гофрокартона марки Т-24 с двойным дном и тройными стенками. У короба несъемная откидная крышка, вырубные ручки для переноски короба и технологические отверстия для пластиковых пломб. Короб самосборный, поэтому для его изготовления не требуются скотч, клей, нитки. В коробе помещаются пять папок-регистраторов типа «Корона» (7,5 см) или пять фирменных картонных накопителей. В коробе также хранятся архивные дела без переплета и твердой обложки дела, архивные папки, кассовые конверты и любые другие документы. Короб помечается только наклейкой со штрихкодом, по которой можно идентифицировать содержимое в архивной программе.
- Короб пригоден для многоразового использования
- Короб защищает документы от света, влаги, пыли.
- В коробе не образуется плесень
Архивный короб является основной единицей хранения. Ежемесячная стоимость услуг зависит от количества хранимых коробов и рассчитывается по тарифу.