Сканирование архива и документов

Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

После приема документов и размещения архива ДатаБокс выполняет заказы клиента по поиску, снятию с хранения и сканирования документов для последующей передачи информации заказчику в виде электронного образа через интернет по защищенному каналу.

С хранения снимается учетная единица со штрихкодом, присвоенным при приеме: отдельный документ, комплект документов, дело или целый архивный короб.

Оригиналы документов сканируются и сохраняются в базе данных архивной программы в формате PDF. Заказчик просматривает и сохраняет себе копию только в защищенном интернет-кабинете RSWeb.NET.

Сканирование документов

Сканирование документов

Важный инструмент для оптимизации документооборота любой организации. Процедура сканирования помогает решить целый ряд проблем, которые могут возникнуть при работе с бумажными носителями.

Сканирование архивов и документов поможет с освобождением архивных площадей. Перевод документов в электронные версии позволит снизить расходы на аренду дорогостоящих помещений или освободит квадратные метры вашего офиса для дополнительных нужд.

Второе – это сохранность документов. Бумажный носитель имеет свойство изнашиваться со временем, к тому же есть вероятность его потери и других непредвиденных ситуаций. Электронное сканирование защитит документы от подобных случаев и надолго сохранит информацию в неизменном виде.

Что дает электронный архив?

Оцифровка документов – это метод сократить расходы организации на оплате рабочего времени сотрудникам, которое они тратят на поиск бумажных документов, а также на аренде и обслуживании помещений, занимаемых бумажными документами.

Когда документ сформирован в одном регионе страны, а необходимость в работе с ним возникает в другом, на помощь приходят услуги сканирования документов организации. Это обеспечивает быстрый доступ к документам всех участников процесса независимо от их местоположения.

После оцифровки бумажных документов выполняется проверка полученной информации. Полученные файлы необходимо распознать, задать атрибуты и проиндексировать, чтобы их можно было найти в системе.

После этого они будут помещены в электронный архив из которого их можно извлечь в считанные секунды. Так же есть возможность распознавания текста для дальнейшего его редактирования.

Каждая организация сама решает, какие документы компании будут отсканированы, ведь не обязательно переводить в электронный вид весь архив. Выбор объема и вида сканируемого материала определяется спецификой организации, внутренними правилами работы с документацией и финансовыми средствами, которые компания готова вложить в создание электронного хранилища.

  • Удобный и быстрый поиск нужной документации;
  • Упорядоченное безопасное хранение;
  • Коллективный доступ к работе с документами;
  • Ограничение несанкционированного доступа;
  • Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;
  • Защита документации от безвозвратной утери или повреждения

Как происходит сканирование архива?

Сканирование документов начинается с подготовки бумажных материалов, которая заключается в непосредственной физической работе с документами: это разброшюровка, удаление скрепок, скоб и др. Это поможет автоматизировать сканирование архива и ускорить весь процесс оцифровки.

Последним этапом подготовки документов к переводу в электронный вид является систематизирование, которое заключается в работе с содержанием бумаг: отбор документов, их упорядочивание по определенным критериям.

Для сканирования изображений используют специальный высококачественный сканер. Его преимущества – это высокое качество цветопередачи и точность изображения.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!