Услуги

Внеофисное хранение архивов и документации

Архивная обработка документов представляет собой систематизацию и упорядочивание документации, которая образовывается во время деятельности организации. Существует перечень определенных категорий документов, которые подлежат хранению в архиве в строго установленном порядке. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация государственных, коммерческих юридических лиц различной сферы деятельности, временного и долговременного хранения подлежит архивации.

Преимущества внеофисного хранения

Несистематизированные отчеты часто теряются, как правило, происходит это в самый ответственный момент. Такие инциденты отрицательно сказываются на производительности работников. Внеофисное хранение позволит Вам оптимизировать рабочий процесс и перенаправить деньги на развитие компании. Кроме перечисленных факторов хранение документов в архиве вне офиса обладает множеством преимуществ:

• Сокращение нагрузки на работников секретариата, отдела кадров, бухгалтерии;
• Оптимизация рабочего пространства в офисе;
• Возможность получения требуемых копий или оригиналов к назначенному сроку;
• Своевременная экспертиза;
• Уничтожение бумаг, срок действия которых истек;
• Возможность получения дополнительных услуг и использования облачного хранилища.

Процесс архивирования документов в организации делопроизводства также предусматривает утилизацию дел, не подлежащих хранению. Уничтожение выполняется после составления соответствующего акта и согласование организацией. Разработка номенклатуры предусматривается требованиями к оформлению архивной документации. Процедура архивирования документов в организации делопроизводства может проводиться отдельно либо в процессе архивной обработки.

Передача документов на ответственное хранение позволит:

• Сократить затраты на хранение и обслуживание документов
• Повысить эффективность собственных сотрудников и снизить непрофильную нагрузку
• Высвободить офисное пространство под решение ключевых бизнес-задач
• Обеспечить преемственность процессов при управлении документами
• Предотвратить риски разглашения конфиденциальной информации, порчи и утраты документов

Приглашение сторонних экспертов по архивированию документов, как правило, оказывается более выгодным. Стоимость услуги будет меньше затрат на содержание сотрудников в штате. В этом случае не нужно тратить время на длительную «бумажную» работу. Кроме того, профессиональная услуга по обработке архива защищает от риска ошибок из-за низкой квалификации архивариуса.