При частом обращении ДатаБокс рекомендует провести оцифровку и внедрение электронного архива. Это комплексная услуга по управлению цифровыми копиями документов. Оригиналы хранятся в ДатаБокс, а клиент работает с электронными образами в личном кабинете Архивной программы. Услуга предполагает следующие этапы:
- Вывоз документов в Центр хранения силами сотрудников ДатаБокс, переупаковка в архивные короба и накопители.
- Прием документов заказчика: архивисты ДатаБокс составляют опись дел для дальнейшего удаленного управления архивом.
- Сканирование документов и загрузка образов в базу данных профессионального архивного ПО.
- Предоставление бесплатного удаленного доступа к полной описи всего архива через защищенный интернет-портал RSWeb.Net для загрузки сканированных копий.
Оцифровка архивов
Оцифровка бумажных архивов
Оцифровка архива – это процесс перевода бумажной документации в электронный вид. Оцифровка бумажных документов позволяет заметно сократить время и силы ваших сотрудников. Больше нет необходимости размещать в помещениях громоздкие шкафы с полками, заставленными папками.
Оригиналы документов сканируются в формате PDF и сохраняются в базе данных Архивной программы. Заказчик просматривает и загружает сканкопии на компьютер в защищенном онлайн-кабинете RSWeb.NET.
Как происходит оцифровка архива?
Первый этап. Работы по оцифровке архивов начинаются с экспертизы документов. В результате анализа документов определяется структура бумажного массива, а также количественные и качественные характеристики документов. На основе результатов экспертизы осуществляется выбор технологии оцифровки документов и согласовываются сроки исполнения и бюджет.
Второй этап. Непосредственно сканирование — оцифровка архивов представляет собой процесс создания графических образов документа с использованием сканеров. Перед тем, как переводить документ в электронный вид, оператор подберет оптимальный режим сканирования и проведет сканирование, контролируя при этом качество получаемых изображений на мониторе.
Третий этап. Оцифрованные документы проходят этап дополнительной проверки, при которой сличается сохранность ключевых реквизитов документов: название, дата, типа, контрагентов, телефонов и так далее.
Четвертый этап. Каталогизация отсканированных документов для обеспечения оптимизации бизнес-процессов со стороны документоведения. На данном этапе клиент может выбрать сам систему каталогизации, которая ему подходит.
Преимущества оцифрованного архива
Электронный архив — это простой, удобный и эффективный доступ к корпоративной информации. Сразу несколько сотрудников получают доступ к онлайн-описи хранимых документов, чтобы удаленно через интернет или по телефону заказывать сканированные копии документов и получать их в течение одного рабочего дня.
Контроль доступа к электронному архиву повышает уровень информационной безопасности предприятия: исключается потеря важных документов и их несанкционированное изменение. Механизмы ограничения прав доступа и протоколирование действий пользователей гарантируют, что злоумышленнику не удастся остаться инкогнито.
Вы управляете архивом удаленно через защищенный онлайн-кабинет RSWeb.NET, где заказываете необходимые услуги.
В результате оцифровки архивов каждый документ приобретает электронную копию, что может служить дополнительной гарантией сохранения информации. Оцифровка документов и архивов — это самый рациональный и удобный вид хранения любых документов различного назначения.
Такой подход обеспечит сохранность оцифрованных бумаг и доступ к хранилищу из любого источника, при наличии подключения к сети Интернет. Электронный архив позволяет систематизировать имеющиеся данные, значительно упростить учёт и оперативно получать нужные данные по запросу. Доступ к архиву можно предоставить выборочно, определённому кругу лиц или конкретному человеку.