Архивное хранение документов – это передача профессиональной компании-подрядчику функций по хранению и управлению документами организации.
Проблема
Каждая организация в Республике Беларусь – государственной и негосударственной формы собственности – обязана создавать архив. Такая норма закреплена частью третьей ст.12 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25 ноября 2011 года. В ней определено, что государственные и иные организации создают архивы для накопления, хранения, учета и использования архивных документов постоянного и временного хранения.
Документы временного хранения с годами накапливаются – превращают офис и складские помещения в захламленное пространство. Это затрудняет поиск оригиналов для предъявления контролирующим органам, в суде, при работе с дебиторской задолженностью. Аренда дополнительных помещений, установка новых стеллажей и найм в штат архивиста все равно приводят к неуправляемому процессу по хранению и ведут к неконтролируемым расходам.
Какие задачи по управлению документами решает ДатаБокс?
Архивисты ДатаБокс самостоятельно загружают документы в закрытый транспорт и перевозят в Центр хранения ДатаБокс для дальнейшей подготовки на архивное хранение. Офисные и производственные помещения освобождаются от накопившихся документов и используются по назначению.
Мы проводим бесплатный аудит архива на предприятии, находим пути экономии и предлагаем сравнить с нашим решением. После передачи документов на обработку и хранение в ДатаБокс вы получаете отчеты о проделанной работе с указанием стоимости за каждый шаг. Так вы управляете документами и затратами на хранение: отказываетесь от аренды дополнительных площадей, перестаете закупать стеллажи и материалы.
Хранение документов и управление архивом не формируют уникальность вашей компании. Это процессы нужно передавать на аутсорсинг, чтобы получить дешевый доступ к опыту подрядчика и гарантированный результат точно в срок.
Документы надежно защищены от утраты, неумышленной или намеренной порчи. Доступ к документам в Центре хранения ДатаБокс имеют только согласованные сотрудники вашей организации.
Профессиональные услуги архивистов – это гарантированный результат, уменьшение отчислений ФСЗН (доплаты сотрудникам), отчислений НДС и налога на прибыль (управление архивом – расходы на управление предприятием).
ДатаБокс сохраняет целостность архива при помощи профессионального программного обеспечения.
Центр хранения ДатаБокс – специализированное помещение класса А. Здание запущено в эксплуатацию в 2015 году.
- большая площадь 4000 м2
- пожарная сигнализация и средства автоматического пожаротушения
- круглосуточный контроль и ограничение доступа
- видеонаблюдение, контроль температуры и влажности.
Архивисты ДатаБокс выезжают на место хранения ваших документов, оценивают объем документов, предлагают решение задачи заказчика, определяют стоимость робот и сроки выполнения. После согласования, происходит сдача документов в архив на хранение.