Виды электронных архивов

Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения. 

Электронные архивы делятся на следующие виды

  1. Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия;
  2. Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как-то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое;
  3. Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации;
  4. Электронный архив технической документации, предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.);
  5. Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;
  6. Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;
  7. Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Определив, какие виды и функции свойственны электронному архиву, не следует забывать и об этапах создания электронного архива.

Электронный архив ДатаБокс

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект – самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

  1. Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи;
  2. Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях);
  3. Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
    — Сканирование документов – начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
    — Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо – полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных;
  4. Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

В целом электронный архив представляет наиболее перспективную форму организации архива. Особую важность данное обстоятельство имеет ввиду возможностей интеграции электронного архива и системы документооборота. Современный электронный архив является важной альтернативой традиционному бумажному архиву.
Представляя новое решение в части подготовки, хранения и использования документов электронный архив оказывается способен обеспечить значительно большее количество архивных документов, чем традиционная бумажная форма работы архива.

Для удобства работы такого архива он может быть интегрирован с электронной системой документооборота организации. В этом случае подготовка и передача документов в архив в электронной форме может осуществляться посредством специальных сервисов практически «автоматически». Интересным решением является
и передача функций электронного архива сторонней организации, специализирующейся в области предоставления архивных услуг. В этом случае интеграция электронной системы документооборота и электронного архива сторонней организации позволят обеспечить удаленное хранение документов и их повторное использование без
затрат организации на создание специального электронного архива.