Автоматизация архива заказчикаБанки и финансы, Оптовые поставщики, Производство, Ритейл

databox.by_079

Автоматизация архива заказчика – это внедрение технологий ДатаБокс по формированию, накоплению, систематизации документов, размещенных в помещении заказчика. Подходит компаниям, использующим собственные складские помещения для хранения больших объемов документов.

Задача

Организация накопила тонны документов в собственных помещениях. Площади позволяют накапливать документы, но из-за отсутствия автоматизации количество занятых сотрудников растет, а эффективность снижается. Ручная обработка приводит к ошибкам в учете, падает оперативность выдачи документов по запросам подразделений. Новые площади необходимо оборудовать стеллажами, приобретать материалы для упаковки и учета документов, привлекать сотрудников для оборудования архива и нести сопутствующие расходы. Указанные проблемы решает внедрение автоматизации учета документов и имущества с применением профессионального архивного программного обеспечения.

Решение

  • ДатаБокс настраивает оборудование, маркирует помещение и обучает персонал.
  • Архивисты ДатаБокс создают структуру архива: индексируют документы, заносят информацию в профессиональное архивное ПО.
  • ДатаБокс обучает персонал заказчика работе с автоматизированным архивом.
  • Сотрудники заказчика работают под управлением опытного out-staff архивиста ДатаБокс.

Результат

Компания получает доступ к технологиям ДатаБокс и начинает эффективнее использовать собственные помещения. Сотрудники заказчика ведут автоматизированный учет документов в профессиональном архивном ПО, сокращают ручные операции и повышают скорость поиска в архиве. Предприятие отказывается от последовательной А-Я систематизации при организации архива – положение дел, документов и комплектов документов фиксируется в ПО. Компания сокращает количество персонала и затраты на ФОТ. Кроме того, услуги сторонних архивистов – это гарантированный результат и уменьшение налогооблагаемой базы.

Выгода

  • Доступ к успешному опыту подрядчика
  • Точный учет в архивной программе
  • Сокращение ручных операций
  • Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
  • Быстрый поиск в архиве
  • Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
  • Сокращение затрат на ФОТ
  • Снижение налогооблагаемой базы
Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!