Автоматизация архива заказчика

databox.by_079

Автоматизация архива заказчика – это внедрение технологий ДатаБокс по формированию, накоплению, систематизации документов, размещенных в помещении заказчика. Подходит компаниям, использующим собственные складские помещения для хранения больших объемов документов.

Задача

Организация накопила тонны документов в собственных помещениях. Площади позволяют накапливать документы, но из-за отсутствия автоматизации количество занятых сотрудников растет, а эффективность снижается. Ручная обработка приводит к ошибкам в учете, падает оперативность выдачи документов по запросам подразделений. Новые площади необходимо оборудовать стеллажами, приобретать материалы для упаковки и учета документов, привлекать сотрудников для оборудования архива и нести сопутствующие расходы. Указанные проблемы решает внедрение автоматизации учета документов и имущества с применением профессионального архивного программного обеспечения.

Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Решение

  • ДатаБокс настраивает оборудование, маркирует помещение и обучает персонал.
  • Архивисты ДатаБокс создают структуру архива: индексируют документы, заносят информацию в профессиональное архивное ПО.
  • ДатаБокс обучает персонал заказчика работе с автоматизированным архивом.
  • Сотрудники заказчика работают под управлением опытного out-staff архивиста ДатаБокс.

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация, документация по управленческому и бизнес–процессам.

Результат

Компания получает доступ к технологиям ДатаБокс и начинает эффективнее использовать собственные помещения. Сотрудники заказчика ведут автоматизированный учет документов в профессиональном архивном ПО, сокращают ручные операции и повышают скорость поиска в архиве. Предприятие отказывается от последовательной А-Я систематизации при организации архива – положение дел, документов и комплектов документов фиксируется в ПО. Компания сокращает количество персонала и затраты на ФОТ. Кроме того, услуги сторонних архивистов – это гарантированный результат и уменьшение налогооблагаемой базы.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции:

  • для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел
  • для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта
  • для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок

Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения.

Выгода

  • Доступ к успешному опыту подрядчика
  • Точный учет в архивной программе
  • Сокращение ручных операций
  • Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
  • Быстрый поиск в архиве
  • Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
  • Сокращение затрат на ФОТ
  • Снижение налогооблагаемой базы
Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!