Радиочастотная идентификация (РФИД) приводит в порядок хаотичный офис

В данной статье описывается положительный опыт внедрения технологии РФИД на примере Университета штата Флорида.

Специальное подразделение Университета штата Флорида в Таллахасси (далее – отдел) управляет капиталом более 182 млн $, предназначенного для выделения грантов по научно-исследовательской работе для почти 1200 проектов ежегодно. Каждый день в офисе находится примерно 3500 папок с проектами, к которым имеют постоянный доступ более 40 сотрудников.

До недавнего времени система отслеживания всех этих файлов была неэффективной, когда часто сотрудники часами занимались поисками потерянных файлов. Сотрудник, которому нужен был конкретный файл, должен был написать номер файла на карточке исходящего документа, подписать карточку и положить её на полку, на место файла. Зарегистрированный однажды, файл мог переходить из рук в руки несколько раз, и его могло не быть на полке несколько месяцев. Обычно кто-то, а не тот сотрудник, который регистрировал файл, мог вернуть его в центральный ящик входящих документов. Затем студент или работник мог вернуть файл на его полку и убрать карточку.

Не удивительно, что при данной системе файлы часто терялись. Когда это происходило, ассистент директора отдела послала бы электронное сообщение человеку, который изначально регистрировал файл. То электронное письмо передали бы кому-то ещё, кто ранее позаимствовал файл, затем ещё и ещё раз передали бы другому сотруднику. Иногда файл появлялся, но чаще терялся и сотрудники вынуждены были готовить дубликат.

К данной системе хранения давно привыкли и воспринимали ее как должное.

Новый ассистент директора отдела не согласилась с таким мнением. Вместо этого она ввела в Интернете следующий запрос: «электронное управление документами» и нашла ссылку — «система учёта документов на основе RFID», которая использует пассивные теги RFID для регистрации и инвентаризации файлов. Это выглядело, как прекрасное решение – и цена была приемлемая, и компания, которую все знали – поэтому она не стала рассматривать другие технологии, которые она отыскала. Вскоре система была уже задействована.

Компоненты системы

Университет штата Флорида – первое учебное заведение, установившее у себя систему RFID, которая широко задействована в юридических компаниях для регистрации и отслеживания юридических дел. Систему разработали, используя оборудование и программное обеспечение на базе отдела библиотечных систем, в котором обеспечивается автоматизированная процедура поступления/выдачи документов и предотвращение воровства.

Система RFID (система автоматизированной идентификации объектов) включает в себя метки/этикетки RFID, два программных компонента, и стационарное и мобильное устройства считывания (далее – считыватель). Метки RFID  обладают высокой частотой (13.56 MHz) ИСО-15693, содержащие 2048 бит памяти пользователя. Каждый тег поступает с гарантией, продолжающейся весь период действия файла, к которому он прикреплён. Считывающее устройство с монитором, устанавливается в определённом положении и снабжено антенной. Размер устройства практически как коврик для мыши и его можно установить на стационарный компьютер или закрепить на стене. Антенна связана со считывающим устройством, которое подсоединено последовательным кабелем к компьютеру, на котором установлена программа Системный Менеджер. Устройство имеет диапазон считывания до 10 дюймов и может прочитать любой тег, который прикреплён к стопке папок с файлами сверху на пульте антенны. Этот стационарный считыватель имеет два основных вида использования. Он кодирует уникальный идентификатор – для системы грантов Университета штата Флорида, код которого содержит 6 цифр – по каждому смарт-тегу RFID после того, как его прикрепляют к новой папке с файлами и ещё он считывает существующие папки для проведения инвентаризации или для регистрации входящих/исходящих документов.

У переносного считывающего устройства есть антенна, которая направлена вертикально от ручки, облегчая, таким образом, перемещение устройства горизонтально вдоль полок, на которых находятся помеченные папки для того, чтобы считывать прикреплённые радиочастотный метки. Считывающее устройство должно быть размещено на расстоянии от 4 до 6 дюймов от каждого зарегистрированного файла для считывания его смарт-тега.

Программное обеспечение Системный Менеджер программирует теги, группирует файлы на базе настраиваемых полей, устанавливает зоны в рамках темы, к которой относится файл, выполняет другие задачи инфраструктуры. Системный Менеджер также контролирует RFID считывающее устройство. Программное обеспечение Поиск файлов (File Locator), используемое для проведения инвентаризации зарегистрированных файлов, содержит инструмент поиска базы данных для обнаружения конкретных файлов. Оно может искать файлы, на базе почти 10 различных полей критериев поиска, таких как имя главного инвестора гранта или зоны в пределах офиса, к которому приписан файл.

ПО Системный Менеджер собирает данные тега и отсылает их ПО Поиск файлов, которое составляет отчёт инвентаризации после однократного сканирования всех полок. Генерирует также перечень файлов, находящихся на полках, которые не читаются и не промаркированы, как исходящие. Затем этот список загружается в переносной считыватель, который считывает и перепроверяет зарегистрированные файлы с тегами во входящих документах, но, которые ещё не размещены на полках. Если файлы всё ещё не учтены при завершении регистрации, то сотрудники могут просканировать мобильным считывающим устройством те места, где могли бы находиться файлы с тегами – например, на столе одного из сотрудников.

«Запуск»

Потребовалось два с половиной дня, чтобы установить и запустить систему. В первый день специалисты фирмы-подрядчика установили оборудование и программное обеспечение. Остальное время ушло на обучение сотрудников пользоваться этим. В течение недели сотрудники наклеили бирки и зарегистрировали все файлы в офисе.

«Мы вынуждены были ходить по всем офисам и собирать все файлы, которые были выданы», — вспоминает ассистент отдела. «Мы закодировали бирки 6-значным идентификационным номером файла (ID)». Если по какому-то проекту было больше одного файла, к ID добавлялась буква для каждого соответствующего файла – например, 123456-А и 123456-В.

Фирма-подрядчик установила связь между ПО бухгалтерского учёта Oracle PeopleSoft, которым пользовались в офисе Университета для управления сбором и распределением каждого гранта и ПО Системный менеджер. Каждый день как только в офисе начинали обрабатывать только что одобренные гранты, программа PeopleSoft тут же создавала новую запись для дальнейшего управления каждым грантом.

В конце каждого дня сотрудники задействуют ПО Системный Менеджер, чтобы запустить уточнение/запрос, который синхронизирует все новые идентифицированные записи грантов PeopleSoft в единую базу данных Access. Ассистент по административным вопросам затем собирает все документы, связанные с каждым новым грантом, включая первоначальное предложение, и складывает всё это в папку, на которой ставится уникальный идентификационный номер, состоящий из 6 цифр. Этот же номер кодируется в теге. В ПО Системный Менеджер ассистент вводит идентификационный код и сопоставляет его в базе данных с идентификационным номером гранта, затем прикрепляет RFID тег к папке с файлами, кладёт на считывающее устройство и кодирует идентификационный номер на теге.

Системный Менеджер содержит также базу данных штатных сотрудников, у которых есть разрешение просматривать и проверять файлы. Каждому сотруднику присвоена RFID идентификационная карточка, поэтому вместо того, чтобы расписываться на исходящей карточке для проверки файла, то сотрудник должен поднести свою ID RFID карточку к считывающему устройству, установленного при входе одной из двух комнат, в которых хранятся файлы. Как только файлы с тегами, предназначенные для проверки, представлены считывающему устройству,  система маркирует файл, как «проверенный» и связывает его с  человеком, который его брал. У всех сотрудников на их компьютерах установлена программа Системный Менеджер и они могут использовать её для передачи файлов от одного сотрудника другому без предварительной перепроверки файла.

Когда наступает время вернуть файл, сотрудник просто приносит его в соответствующее место и подносит к считывающему устройству, которое считывает тег и отправляет данные в программу отслеживания. Программа проверяет файл в системе и сотрудник помещает его в хранилище, входящих файлов. Студент-практикант позже кладёт файлы опять на полку.

Один сотрудник проводит еженедельную инвентаризацию хранилища с помощью переносного считывающего устройства для того, чтобы проверить файлы, находящиеся на полках. После этого  локатор файлов собирает данные из переносного считывателя,  генерируя список зарегистрированных файлов, но не отсканированных при инвентаризации. Эти файлы могут, в принципе, находиться на своём месте, но их могли пропустить при первом чтении, потому что они могли быть слишком тонкими или тесно упакованными на полке.

Список идентификационных номеров (ID) сохраняется на мобильном устройстве и человек, выполняющий инвентаризацию, использует это устройство для сканирования пространства на полке, где именно должны находиться файлы — в случае, если тег не считывается с первой попытки — или  для сканирования тех мест, куда могли переложить файлы, или же в других местах, там, куда не зарегистрированные файлы, скорее всего, должны были положить. Если он находит ID в списке «потерянных документов», считыватель предупреждает пользователя звуковым индикатором. Мобильное устройство также сравнивает порядок помеченных файлов на полке с тем, что найден в базе данных. Если он понимает, что файлы находятся не на своём месте, он подаёт пользователю сигнал.

Кроме того, отдел использует ПО Локатор файла для идентификации завершённых проектов, готовых к поступлению в архив. Тогда они запускают системный запрос основанный на дате окончания проекта, извлекают файлы по завершённым проектам, заканчивают финальную  бухгалтерскую работу и помещают файлы в архив, освобождая место на стеллажах для входящих файлов.

Результаты

До установки системы отслеживания документов каждый сотрудник тратил в среднем два с половиной часа в неделю на поиски файлов. Сегодня никто не тратит время на поиски файлов — один студент-практикант проводит часть дня каждую неделю, проводя инвентаризацию всего офиса и всё. На основе этого новшества был проведен анализ затрат, который продемонстрировал, что отдел окупит свои инвестиции в систему учёта и контроля файлов RFID в размере 25000$ менее чем за год.

По данным фирмы-подрядчика, использующие не штриховую систему для учёта документов — как например, ту, что использовали в Университете штата Флорида — могут потратить 233 000$ на поиски файлов. После использования RFID-устройств они могут сократить свои расходы до 145000$ — выгода составит 62%. Окупаемость инвестиций выражается ещё и в отсутствии разочарования и моральном состоянии,  дело не только в том, что люди теряют меньше времени на поиски документов.

Возможно, что наиболее значимые подтверждения успеха системы RFID в офисах отдела — это явные изменения в отношении некоторых сотрудников. Ассистент говорит, что самые яростные противники стали самыми большими сторонниками новой системы. Отчасти от того, что поняли как легко и эффективно ею пользоваться, но, в основном, потому что система позволяет им проводить меньше времени в поисках потерянных файлов.