- 08.09.2022
- Опубликовано: Евгений Цырулев
- Категория: Пресс-релизы
Затраты на документооборот — одна из существенных статей расходов большинства компаний. По разным оценкам, у среднестатистической организации на это уходит 3–5% прибыли. Полностью избавиться от этих издержек, конечно, невозможно, но их можно значительно сократить. Например, с помощью специальных решений по управлению услугами печати и документооборотом.
Аутсорсинговая модель открывает новые возможности перед клиентами. Это в первую очередь значительное сокращение расходов — как прямых (затраты на покупку техники и расходных материалов, на их сервисное обслуживание), так и косвенных (разгрузка собственных ИТ-специалистов, отказ от непрофильных активов на балансе). Внедрение услуги также позволяет снизить стоимость технической поддержки за счет унификации парка оборудования, оптимизации складских запасов, создания системы мониторинга устройств и проактивного обслуживания.
Проблемы и решения документооборота
Решения по управлению услугами печати и документооборотом могут принести ощутимую выгоду любым — даже небольшим компаниям. Часто эти расходы в компании не консолидированы и кажутся незначительными, но, когда в результате аудита сводятся все расходы воедино, финансовая картина способна неприятно удивить.
Проблема возрастания объёмов управленческих документов сегодня актуальна для множества организаций и учреждений. Архивы предприятий накапливаются годами, десятками лет, за которые собираются колоссальные объемы архивных документов. Это приводит к значительным трудностям при организации современных архивохранилищ.
Современным и эффективным решением этой проблемы является создание электронного архива. Электронный архив – это база документов, хранящаяся на электронных носителях, а также программное обеспечение, позволяющее осуществлять поиск необходимой информации.
Основные преимущества электронного архива:
- Связь электронного документа с бумажным источником;
- Снижение затрат на хранение;
- Значительное сокращение потери и повреждения
- Архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
- Снижение объёмов копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
- Значительное упрощение переноса документов из оперативного хранения в архивное;
- Контроль запросов и получения информации;
- Распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.
Следует отметить, что упорядоченное ведение собственного архива, безусловно, чрезвычайно важно для любой организации, потому что от правильной работы архива зависит работа всей организации. Вместе с тем внедрение ЭА требует определенных затрат, вложений, которые не могут окупиться в короткое время. Поэтому гораздо проще отдать создание электронного архива на аутсорсинг.