Электронный архив как решение проблем документооборота

Затраты на документооборот — одна из существенных статей расходов большинства компаний. По разным оценкам, у среднестатистической организации на это уходит 3–5% прибыли. Полностью избавиться от этих издержек, конечно, невозможно, но их можно значительно сократить. Например, с помощью специальных решений по управлению услугами печати и документооборотом.

Аутсорсинговая модель открывает новые возможности перед клиентами. Это в первую очередь значительное сокращение расходов — как прямых (затраты на покупку техники и расходных материалов, на их сервисное обслуживание), так и косвенных (разгрузка собственных ИТ-специалистов, отказ от непрофильных активов на балансе). Внедрение услуги также позволяет снизить стоимость технической поддержки за счет унификации парка оборудования, оптимизации складских запасов, создания системы мониторинга устройств и проактивного обслуживания.

Проблемы и решения документооборота

Решения по управлению услугами печати и документооборотом могут принести ощутимую выгоду любым — даже небольшим компаниям. Часто эти расходы в компании не консолидированы и кажутся незначительными, но, когда в результате аудита сводятся все расходы воедино, финансовая картина способна неприятно удивить.

Проблема возрастания объёмов управленческих документов сегодня актуальна для множества организаций и учреждений. Архивы предприятий накапливаются годами, десятками лет, за которые собираются колоссальные объемы архивных документов. Это приводит к значительным трудностям при организации современных архивохранилищ.

Современным и эффективным решением этой проблемы является создание электронного архива. Электронный архив – это база документов, хранящаяся на электронных носителях, а также программное обеспечение, позволяющее осуществлять поиск необходимой информации.

Основные преимущества электронного архива:

  • Связь электронного документа с бумажным источником;
  • Снижение затрат на хранение;
  • Значительное сокращение потери и повреждения
  • Архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
  • Снижение объёмов копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
  • Значительное упрощение переноса документов из оперативного хранения в архивное;
  • Контроль запросов и получения информации;
  • Распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Следует отметить, что упорядоченное ведение собственного архива, безусловно, чрезвычайно важно для любой организации, потому что от правильной работы архива зависит работа всей организации. Вместе с тем внедрение ЭА требует определенных затрат, вложений, которые не могут окупиться в короткое время. Поэтому гораздо проще отдать создание электронного архива на аутсорсинг.



Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. При нажатии на кнопку "Принять", вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять
Отказаться
Политика конфиденциальности