Журнал «Бизнес-ревю» о REISSWOLF BELARUS

Профессиональные услуги по обеспечению учета и конфиденциальному хранению бизнес документов компания REISSWOLF (Гамбург, Германия) оказывает с 1985 года. Компания работает в 30 странах мира, в том числе с 2010 года и в Беларуси. «Бизнес-ревю» пообщался с Александром Корольковым, директором белорусского ООО «РЭЙСВОЛЬФ», и расспросил о том, насколько белорусских бизнес готов отдавать управление своими архивами на аутсорсинг.

— Бизнес по архивному хранению документов имеет длительную историю – с 30-х годов, когда в США появились первые компании, предлагающие такие услуги. В Западной Европе этот бизнес развивается на протяжении более 40 лет, в России – порядка 13-15 лет. В Беларуси мы работаем с 2010 года и это является ноу-хау для белорусского рынка. REISSWOLF оказывает полный комплекс профессиональных услуг по обеспечению учета, приема, хранения бизнес-документов и исполнению всех заказов, связанных с поиском и предоставлением документов по требованию. Передача на аутсорсинг функций по управлению архивами физических документов позволяет нашим клиентам сосредоточиться на основных направлениях бизнеса, получить дополнительное конкурентное преимущество за счет снижения издержек и оптимизации бизнес процессов.

— Это получается дороже, чем хранить документы у себя в офисе?

— Наоборот, применение профессиональных решений REISSWOLF обеспечивает сокращение издержек по данной статье расходов – на 20-30%. Смысл любого аутсорсинга — снижение затрат и повышение эффективности.

Как правило, затраты, связанные с обеспечением хранения и с управлением документами, не выделяются отдельной статьей в бюджете компании, общая сумма расходов по этой статье всегда является загадкой для руководителя предприятия. Специалисты REISSWOLF проводят обязательный экспресс-аудит предприятия заказчика — это решение с нулевым бюджетом. После проведения аудита руководитель получает подробный отчет о существующих рисках утраты документов и возможном применении финансовых санкций со стороны фискальных органов, фактической стоимости затрат на обеспечение хранения документов (аренда помещений, оснащение помещений стеллажами, обеспечение безопасности, заработная плата персонала, временные затраты на поиск документов в архиве, расход материалов и многое другое), и на основании этой информации может принимать решение о переходе на аутсорсинг.

Это не быстрые продажи и не товар импульсного спроса. Но если компания достигла «критической массы» в своем документообороте, то решение о сотрудничестве, как правило, принимается быстро. Также в Беларуси уже много компаний, которые внимательно относятся к своим бизнес-процессам и внедряют современные технологии, в том числе и предлагаемые REISSWOLF, не дожидаясь возникновения проблем в будущем. Наш бизнес долгосрочный: если кто-то стал нашим клиентом, то это на многие годы. Ведь средний срок хранения обычных финансово-хозяйственных документов в стране – 7-8 лет, а есть документы со сроками хранения 10, 25 и 75 лет.

— Наверное, многие боятся отдавать документы в чужие руки?

— Действительно, во многих случаях срабатывают старые привычки и страхи: как можно отдать документы кому-то, когда они всегда были за соседней стенкой. Многие просто не готовы к такому ноу-хау в своей работе. Частым препятствием становиться тот факт, что хранение документов якобы ничего не стоит, что в корне не верно. Есть определенные страхи по обеспечению конфиденциальности и ограничению доступа к документам. На все эти вопросы есть разумные ответы. 25-ти летняя история работы REISSWOLF говорит сама за себя – большинство компаний за инновационный подход, за этим будущее и все больше руководителей белорусских компаний это понимают.  В любом случае мы не торопимся, ведем просветительскую деятельность: участвуем в выставка и конференциях, даем возможность оценить преимущества наших решений. Рано или поздно наступит время «Ч», когда директор начнет спотыкаться о документы и вспомнит о REISSWOLF.

— То есть спрос на ваши услуги есть?

— Спрос всегда был и стабильно повышается, потому что количество документов постоянно увеличивается. Этому способствует несколько факторов: во-первых, сами компании развиваются и их бизнес растет, что приводит к увеличению документооборота, во-вторых, государством проводится политика улучшения условий ведения бизнеса: в Беларуси проверки проходят реже, чем раньше — соответственно, документы нужно хранить дольше. В-третьих, многие компании вводят систему менеджмента качества, что подразумевает документирование различных технологических операций и приводит к увеличению документооборота. Есть и другие факторы роста объемов физических документов.

Фактически любая компания является нашим потенциальным клиентом, так как документы есть у всех. Сегодня основными клиентами REISSWOLF являются компании со значительным документооборотом: финансово-кредитные учреждения, страховые и транспортно-логистические компании, торговые сети, есть так же иностранные компании, которые пользуются аналогичными услугами REISSWOLF в Европе.

— Какого размера клиенты вас интересуют? Только крупные компании?

— Любые. Среди наших клиентов есть индивидуальные предприниматели, которые сдают совсем небольшие объемы документов. Есть пример, когда клиент, работающая как ИП, вышла замуж и родила ребенка, и на время декретного отпуска сдала нам пять коробов с документами на хранение. Мы предлагаем очень гибкие решения как для компаний малого и среднего бизнеса, так и для крупных корпоративных клиентов.

— Проявляют ли интерес к аутсорсингу архивов государственные предприятия и учреждения?

— В основном интерес есть у не бюджетных организаций — акционерных обществ с долей государства, которые тоже думают о сокращении издержек. Что касается бюджетных организаций, то это перспектива ближайших лет. В других странах — и в Германии, и в России —  многие министерства, ведомства, больницы, суды и даже отделения полиции передают свои архивы на хранение частным профессиональным компаниям.

— Это тоже может дать экономию бюджетных средств в 30%?

— Экономия в каждом конкретном случае разная и зависит от многих факторов. Но то, что экономия и повышение эффективности достижимо — не подвергается сомнению.

— Вы работаете по всей Беларуси? Или только в Минске?

— Работаем фактически по всей стране. Это связно с географией работы наших клиентов: если у компании есть филиал в областном центре, то мы обслуживаем и его.

— Что представляет собой центр хранения? На сколько лет заполнения документами он рассчитан?

— Центр хранения – это специализированные помещения класса А. Хранилище оснащается стеллажной системой, обеспечивающей хранение на полках определенного количества архивных коробов. Центр хранения оснащен системами пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения, имеет системы контроля и ограничения доступа, оснащено современными системами физической защиты. Сегодня мы располагаем хранилищем, которое позволяет хранить 1 млн дел или более 300 млн отдельных документов.

Часто нам задают вопрос: где мы будем хранить документы, когда ресурсы хранилища будут исчерпаны? Ответ простой: когда действующее хранилище будет заполнено, мы откроем новое. В настоящее время в Беларуси идет активное строительство логистических центров разного класса, нам есть из чего выбирать. Тем более, что REISSWOLF является «арендатором мечты», так как мы готовы арендовать площади десятилетиями.

— Появились ли на белорусском рынке конкуренты в вашей сфере?

— Единственный конкурент – это российская компания, которая открыла здесь свое предприятие. Белорусских компаний, которые бы развивали такое направление, мы пока не видим. Это не удивительно — бизнес специфический, и конкурентного преимущества могут добиться лишь те, кто владеет ноу-хау. А вообще мы рады конкуренции – это не позволяет расслабляться и держать компанию в тонусе.

Я текстовый блок. Нажмите кнопку редактирования, чтобы изменить этот текст. Разнообразный и богатый опыт постоянный количественный рост и сфера нашей активности требуют от нас анализа позиций.

— У REISSWOLF в других странах есть еще одно направление бизнеса — конфиденциальное уничтожение документов. Такие услуги в Беларуси вы предлагаете?

— Для белорусского бизнеса данная услуга остается перспективной в будущем. Пока мы видим ряд проблем в этом направлении. Прежде всего — низкий уровень конкуренции, так как концентрация бизнеса в Беларуси значительно ниже, чем в развитых европейских странах. Рост числа компаний и конкуренции будет способствовать повышению требований к обеспечению сохранности конфиденциальной информации и ее надежному уничтожению. Сегодня в Беларуси большое количество документов, содержащих конфиденциальную информацию, просто выкидывается в мусорную корзину, чего в Западной Европе давно себе никто не позволяет: все черновики помещаются в специальный закрытый контейнер, установленный в офисе компании. После его заполнения приезжает мобильный-шредер на базе грузового автомобиля и выгружает бумаги из контейнера в закрытый бункер, далее она поступает в шредер 3-4 группы секретности и уничтожается. Сотрудники компании и оператор шредера не имеют доступа к документам на протяжении всей операции уничтожения. В последствии уничтоженные документы проходят экологически безопасную утилизацию или используются в качестве вторичного сырья.

Также на сегодняшний день пока существует определенный правой вакуум: в Беларуси нет законодательных актов, строго регламентирующих правила работы с документами, содержащими персональные данные граждан, порядок их хранения и уничтожения. С развитием законодательной базы услуги по конфиденциальному уничтожению таких документов будут востребованы на рынке. Если появится хотя бы один серьезный клиент, заинтересованный в конфиденциальном уничтожении, будем выводить услуги на рынок.

— Какие еще есть планы на будущее у REISSWOLF в Беларуси?

— Мы видим перспективы развития малого и среднего бизнеса в Беларуси, и предоставление для таких компаний эффективного и низко затратного доступа к современным технологиям документооборота является нашим приоритетом. В 2013 году мы перешли на новое современное программное обеспечение, позволяющее нашим клиентам управлять своим архивом через интернет 24 часа в сутки 365 дней в году. Теперь можно в онлайн режиме заказывать все необходимые услуги архива, отслеживать заказы и контролировать расходы. Есть технология «сканирование-по-запросу», когда при обращении в центр хранения можно получить доступ к цифровому образу необходимого документа в кратчайший срок.

Современный архив — это уже не клерк в очках и нарукавниках, а высокотехнологичное предприятие, использующее современные технологии штрихкодирования объектов учета и радиочастотную идентификацию (RFID) и работающее с учетом современных отраслевых требований клиентов.

Павел Береснев, журнал «Бизнес-ревю», 2014 год.