Зачем нужно производить своевременное списание документов?

За время деятельности организации накапливают большое количество документации. С проблемой хранения, систематизации и утилизации бумаг обычно сталкиваются бухгалтеры и сотрудники сферы делопроизводства, потому что крайне редко фирмы могут позволить себе держать в штате архивариуса.

Этапы списания документов

Процесс списания состоит из нескольких этапов:

  1.  Экспертная оценка ценности документов. Создается специальная комиссия, которая осуществляет отбор, систематизацию, оформление дел длительного и постоянного хранения, списание и архивирование документов.
  2.  Составление акта на списание бумаг, которые более не подлежат хранению. Документ называется «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». 
  3.  Утверждение акта в государственном архиве. При списании документов важно, чтобы акт был подписан сотрудником, который производил экспертизу, а также имелась отметка о согласовании с членами комиссии и подпись руководителя компании.
  4.  Фактическое уничтожение бумаг. Списание документов производится несколькими способами:
  • термическая обработка (сжигание);
  • шредирование (разрезание на мелкие кусочки);
  • химическая обработка;
  • вывоз в пункт вторичной переработки сырья (составив накладную или акт приемки-передачи документов).

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Можно выделить несколько основных способа уничтожения документов:

  1. Сжигание. Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Но этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Помимо этого, сжигание документов трудозатратное мероприятие, которое требует наличие необходимого оборудования, помещение с высокотемпературным режимом и вывоз остатков сожженных документов на утилизацию. 
  2. Шредер. Уничтожение документов может быть путем их измельчения на офисном шредере или при помощи мобильного шредера. В организацию подъезжает грузовик, в комплектацию которого включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Таким способом можно уничтожить до 3 тонн документов за час.
  3. Химическая обработка. Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. Применяется для секретных материалов или документов содержащих коммерческую тайну, утечка которых может нанести вред фирме. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению.