Зачем нужно производить своевременное списание документов?

За время деятельности организации накапливают большое количество документации. С проблемой хранения, систематизации и утилизации бумаг обычно сталкиваются бухгалтеры и сотрудники сферы делопроизводства, потому что крайне редко фирмы могут позволить себе держать в штате архивариуса.

Списание документов является ответственным мероприятием, требующим внимательности и четкости исполнения. Этим сполна владеют наши профессионалы с огромным опытом работы в этой сфере и специализированным образованием.

Почему нужно своевременно сдать документы на конфиденциальное уничтожение

Списывать вовремя и уничтожать промышленными способами (в том числе это сжигание документов) «старые дела», потерявшие практическую ценность, следует потому, что эта процедура помогает:

1. упорядочивать, систематизировать и оперативно, без проблем находить необходимые документы (их количество с каждым последующим годом будет только увеличиваться);
2. сэкономить квадратные метры, которые мог бы занять архивный отдел предприятия;
3. сохранять в тайне важные для компании данные, тайны и секреты, ведь процедура производится строго в определенном порядке;
4. избегать штрафов и снижать риск вероятности введения других санкций, полагающихся за несвоевременное списание бумаг с истекшими сроками хранения, и так далее.

Этапы списания документов

Процесс списания состоит из нескольких этапов:

1.  Экспертная оценка ценности документов. Создается специальная комиссия, которая осуществляет отбор, систематизацию, оформление дел длительного и постоянного хранения, списание и архивирование документов.
2.  Составление акта на списание бумаг, которые более не подлежат хранению. Документ называется «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». 
3.  Утверждение акта в государственном архиве. При списании документов важно, чтобы акт был подписан сотрудником, который производил экспертизу, а также имелась отметка о согласовании с членами комиссии и подпись руководителя компании.
4.  Фактическое уничтожение бумаг. Списание документов производится несколькими способами:

• термическая обработка (сжигание);
• шредирование (разрезание на мелкие кусочки);
• химическая обработка;
• вывоз в пункт вторичной переработки сырья (составив накладную или акт приемки-передачи документов).

Какие документы следует ликвидировать

В начале года на полках любого предприятия или организации скапливается огромное количество разных бумаг. Какие из них списывать? Согласно закону, те, чей период хранения уже закончился. То есть все то, что может храниться не постоянно.

Это могут быть отчет бухгалтера, первичная учетная документация, регистры проведенного бухгалтерского учета и прочие дела.

Данные сроки с максимальной точностью быстро определят наши сотрудники, приняв во внимание действующие нормативные акты РБ. Но опять же, взять и выбросить в мусорное ведро скопившиеся дела нельзя. Тут поможет только сдача документов на уничтожение в РБ.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Можно выделить несколько основных способа уничтожения документов:

1. Сжигание. Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Но этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Помимо этого, сжигание документов трудозатратное мероприятие, которое требует наличие необходимого оборудования, помещение с высокотемпературным режимом и вывоз остатков сожженных документов на утилизацию. 
2. Шредер. Уничтожение документов может быть путем их измельчения на офисном шредере или при помощи мобильного шредера. В организацию подъезжает грузовик, в комплектацию которого включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Таким способом можно уничтожить до 3 тонн документов за час.
3. Химическая обработка. Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. Применяется для секретных материалов или документов содержащих коммерческую тайну, утечка которых может нанести вред фирме. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению.

Где чаще всего возникает нужда в списании

Чаще всего проблемы с хранением и утилизацией испытывают в сфере делопроизводства, бухгалтерии, ведь привлечь архивариуса к этим процессам для многих компаний — дело неподъемное. А доверить этот ответственный процесс сотрудникам предприятия невозможно.

Как заказать списание документации в Минске

В этой процедуре, которая не так проста, как может показаться на первый взгляд, много важных моментов. И их знать могут исключительно профессионалы.

Наши сотрудники без особых сложностей выполнят все шаги строго в соответствии с установленными законодательством требованиями и нормами.

Потому что они имеют опыт и знания, которые позволяют им грамотно оценивать всю представленную документацию, выделить то, чей срок хранения подошел к концу, составлять акты на списание тех бумаг, которые не нужно хранить.