Систематизация и хранение документов

Не секрет, что порой невозможно оперативно отыскать нужные документы. Ведь в большинстве организаций таких бумаг скапливается достаточно много. Но главное, что их в организациях хранят в основном беспорядочно. В итоге, для решения важного делового вопроса компании теряют муссу времени на то, чтобы найти то, что именно сейчас нужно.

Благо, ситуация не так безнадежна, как может показаться. Теперь достаточно регулярно обращаться к одной популярной услуге со строгим регламентом, которая успешно оказывается профессионалами компании «ДатаБокс».

Это — систематизация и хранение документов, одно из важнейших мероприятий по документационному обеспечению любого предприятия. Систематизируют, как правило, те бумаги, которые использовались регулярно, или те, что подлежали долговременному сроку хранения.

Цель систематизации документов

Главная задача этой процедуры заключается в оптимизации доступа к информации, размещенной в документах организации или предприятия.

Если правильно провести обработку документации, а также осуществить грамотную систематизацию архива, у руководства и персонала предприятий появится отличная возможность:

• легко и быстро находить нужные бумаги;
• вести учет тех документов, что находятся в организации;
• обеспечивать их физическую сохранность;
• экономить время и деньги и т.д.

Что собой представляет услуга: этапы

Наши архивисты, получив заказ на каталогизацию документов, выполнят его, следуя определенной схеме. Само упорядочивание представляет собой систематизацию документации по видам, срокам хранения, годам, группам и т.д.

В процессе упорядочивания документов наши профессиональные специалисты:

1. изучат детально и рассортируют деловые бумаги соответствующим образом (согласно регламенты);
2. проведут экспертизу ценности документов;
3. систематизируют и подошьют их в отдельную папку (архивный переплет) с твердыми обложками, что позволит уменьшить объем бумаг, не допустить их быстрого физического износа и обеспечить сохранность;
4. осуществят архивную обработку (составление описи документов;
5. присвоят делам собственные этикетки с конкретной информацией, касающейся того или иного процесса;
6. зафиксируют папки в специальном журнале, вписав и их название, и срок хранения;
7. разместят на стеллажах, разложив в надежные и прочные специализированные короба.

Компания составляет электронный архив, используем RFID метки.

Хранение упорядоченных документов

Надо сказать, что в систематизации документов нуждаются и деловые бумаги длительного хранения, и те, чей срок годности исчисляется конкретным временем (менее 10 лет и т.д.).

Упорядоченные документы разрешается держать и на предприятии, и в специализированном архиве. Второй вариант от «ДатаБокс») более предпочтителен у наших клиентов.

Ведь, во-первых, у них не всегда могут найтись средства на квалифицированные кадры, которые бы занимались индексацией документов и другими процедурами. Во-вторых, им может элементарно не хватать времени на осуществление этих процедур.

Поэтому, поручив все эти процессы компании с отличной репутацией в нашем лице, заказчики, а это предприятия, организации и компании разного уровня, получают возможность сэкономить:

• время, которое бы потратили их сотрудники на различные процедуры (например, составление описи и др.) и обслуживание собственного архива;
• деньги и нервы.

Большим бонусом для компании становится гарантированное обеспечение безопасности хранения ценных деловых бумаг.

Мы работаем профессионально

Ведь систематизация и учет документов – это одно из ключевых направлений работы всей нашей команды. Давно работая в профильной сфере, мы сумели сформировать весь комплекс услуг, которые всегда востребованы на белорусском рынке.

За счет высокой квалификации наших архивистов, их большого опыта и навыков, внимательности и ответственности все архивные работы, включая опись документов в архив и другие процессы, выполняются в короткий срок и на высоком уровне.