Оформление документов в архив

В любом бизнесе следует внимательно относиться к хранению в архиве документов, количество которых регулярно возрастает. Бумажные носители перед отправкой на удаленное хранение в архив должны быть подготовлены соответствующим образом. Если не проделать эту работу, санкций и штрафов, которые предусматривает законодательство РФ, не избежать.

Компания предлагает осуществить оформление документов в архив. С помощью таких экспертных услуг, как опись документов, их каталогизация и индексация, мы профессионально организуем ваш архив, каким бы ни был его объем.

Подготовка дел к передаче в архив

Этот процесс подразумевает систематизацию и составление описи документации, которая должна быть передана на хранение в удаленный архив с тем, чтобы информация о деятельности компании была сохранена с возможностью оперативного поиска нужных данных. И он должен стать одним их приоритетов для любой организации.

Важно! Все это нужно не только для обеспечения безопасного хранения информации. Неправильно проведенная подготовка документов повышает риск быть оштрафованным и привлеченным к административной ответственности.

Как подготовить документацию к сдаче в архив

Итак, чтобы процесс подготовки документов к хранению был успешным, к нему следует готовиться тщательно. Белорусское законодательство прописало ряд правил обработки документов, которые нужно исполнить перед передачей документации для внеофисного хранения в архив.

Преимущества удаленного хранения

Этот способ отличается минимальной подготовкой всех необходимых бумаг. Ведь заказчику не надо знакомиться с этапами подготовки. Все это, в том числе архивирование и оформление дел для сдачи в архив, осуществит сторонняя организация, то есть наша компания ДатаБокс.  

Порядок действий при передаче в архив

Заказчику надо проделать лишь несколько шагов:

1. Заключите договор с нашей компанией.
2. Составьте опись документов, которые передаются на внеофисное хранение (с заголовками и крайними датами, маркировкой штрих-кодом и проч.).

Специалисты:

• Проведут полистную экспертизу ценности документов по личному составу;
• Изымут документы временного срока хранения из дел;
• Осуществят научно-техническую обработку всех приказов по личному составу;
• Найдут внутренние описи ко всем делам и переплетут их;
• Оформят обложку и корешок для каждого дела;
• Сделают опись документов для передачи в архив для постоянного и временного хранения, проведут другие процедуры.

Кстати! Если пропустить процесс оформления описи бумаг, которые передаются на хранение вне офиса, вы потратите много сил и времени, чтобы его найти при получении документа из архива.

Преимущества внеофисного хранения

• Экономия. Сохранение документации вне офиса позволяет использовать высвободившиеся метры под другие цели, сократить расходы на их содержание и на трудозатраты сотрудников на работу с архивом и хранящимися в нем материалами. Предприятие не будет оштрафовано проверяющими органами за несоблюдение требований законодательства. Стоимость нашей работы оценивается ниже, чем общие издержки на создание вашего собственного архива.
• Оценка документов. У нас есть большой опыт работы, и мы изучили все требования законодательства и рекомендации. Наши специалисты, оперативно сделав анализ поступившей информации, отсортируют ее по типам и предстоящим срокам пребывания в архиве. Они уничтожат те бумаги, которые могут не сохраняться. (Это не обязательная процедура, но вы упростите жизнь своим сотрудникам.)
• Доступность и оперативный поиск. Они обеспечиваются за счет строгого учета, грамотной сортировки хранящихся документов и специализированных программ, гарантирующих качественную работу с материалами в архиве. Любой документ, как только на него поступит запрос, будет предоставлен в день поданной заявки или на следующий день в архиве или курьерской доставкой.
• Секретность. Она необходима для некоторых документов. И в этой ситуации внеофисное сохранение бумаг с помощью наших услуг станет идеальным выбором. Мы располагаем их в специализированные короба без надписей. Каждая емкость и дело получает свой штрихкод, который помогает потом быстро находить нужные бумаги. Риск доступа к материалам, которые требуют строгой секретности, минимизирован. В помещении архива установлена дополнительная система охраны.

Почему обращаются именно к нам

Наша компания не случайно является одной из самых востребованных среди аналогичных организаций, которые специализируются на работе с архивами.

1. Мы наработали немалый огромный опыт, тщательно подходим к условиям содержания документов в архиве, строго соблюдаем нормы и требования законодательства.
2. Принимаем на хранение материалы без ограничений на объем и даем заказчику самому выбрать способ их сохранения.
3. Каждый наш сотрудник – это профессионал с опытом, всегда готовый ответить на вопросы о внеофисном архивном хранении документов и услугах компании.
4. Цены на наши услуги доступны для организации с любым бюджетом!