Хранение электронных документов

Электронный архив создается при помощи специального ПО или своими силами и представляет набор упорядоченных копий бумажных документов или электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, может ознакомиться с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения совершенно не имеет.

Способы хранения электронных документов

Можно выделить 3 основных способа хранения документов в электронном виде:

  1. Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

    Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Если кто-то что-то случайно испортит, будет потерян весь архив.

  2. Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО (Электронных документооборот), который хранит все ваши данные в закрытом доступе. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение.

  3. Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. 

Хранение электронного архива в ДатаБокс

 

Хранение электронного архива потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются.

Зачем нужны сложности, когда можно отдать хранение электронных документов на аутсорс компании ДатаБокс. Мы подберем для вас оптимальный вариант системы ЭДО, а также способ хранения документации.