Хранение электронных документов

Совсем скоро архивы электронных документов могут стать серьезными источниками информации, незаменимыми при принятии решений на любом уровне управления. Поэтому проблема организации хранения электронных документов (ЭД) и путей ее решения играет ключевую роль в методологии организации подобных сервисов.

Электронный архив создается при помощи специального ПО или своими силами и представляет набор упорядоченных копий бумажных документов или электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, может ознакомиться с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения совершенно не имеет.

Терминология

Прежде чем говорить о хранении документов в электронном виде, надо знать, что электронный документ – это документ с информацией, представленной в электронно-цифровой форме и позволяющей ее идентифицировать после сохранения на ПК. А его реквизиты могут фиксироваться и в электронном формате, и бумажном.

ЭД принято делить на два вида:

  1. формализованные (отправляемые в суд, ФНС и прочие государственные органы);
  2. неформализованные (используемые в межкорпоративном документообороте – договоры, контракты и т.д.).

Что может электронный архив

Поскольку ПО электронного архива изначально предназначено для работы с большими объемами документации, сложность структуры хранения почти не ограничена. С помощью электронного архива компании Databox вы сможете:

  1. долго сохранять бумаги и чертежи в неизменном виде, ведь они, не в пример бумажным носителям, не подвергаются износу и ветшанию;
  2. находить необходимое по атрибутам;
  3. просматривать файлы дистанционно, подключившись с любого устройства к серверу нашего архива;
  4. неоднократно обращаться и работать разным специалистам одновременно с одним и тем же документом;
  5. при возникновении необходимости распечатывать тот или иной файл;
  6. делать пересылку по электронной почте;
  7. хранить файлы в первоначальной редакции, а также сохранять историю их изменений;
  8. прибегая к разным способам, пользуясь справочниками, систематизировать документы.

Кроме того, вы достигаете прозрачности бизнес-процессов, более высокой исполнительской дисциплины, снижаете трудозатраты сотрудников и руководителей и снижаете риски утечки информации, получаете возможность для легкого внедрения инноваций и обучения новых сотрудников, развития корпоративной культуры и пр.

Знайте! С электронным архивом у вас появится возможность резервного копирования, включая автоматическое. Это позволит почти стопроцентно сохранять в целости документы, которые хранятся в архиве.

Способы хранения электронных документов

Можно выделить 3 основных способа хранения документов в электронном виде:

  1. Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

    Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Если кто-то что-то случайно испортит, будет потерян весь архив.

  2. Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО (Электронных документооборот), который хранит все ваши данные в закрытом доступе. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение.

  3. Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. 

Хранение электронного архива в ДатаБокс

 

Хранение электронного архива потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются.

Зачем нужны сложности, когда можно отдать хранение электронных документов на аутсорс компании ДатаБокс. Мы подберем для вас оптимальный вариант системы ЭДО, а также способ хранения документации.

Хранение бумажных и электронных носителей

Если вы используете документы в том и другом формате, можно их преобразовывать друг в друга.

Так, бумажные документы можно оцифровать. А файлы, у которых уже есть соответствующие реквизиты и электронно-цифровые подписи, сделанные в установленном порядке, превращаются в электронные.

Надо знать! Печать документов в бумажном виде совершается в соответствии с требованиями. Но на них должна быть подлинно установленная подпись уполномоченного лица.

Ведение электронных архивов

Ведение электронных документов, которые, как и бумажные носители, обладают юридической силой, является очень удобной процедурой.

После сканирования и перевода всей документации в электронный формат вы можете использовать оцифрованные данные, распечатывая и редактируя документы, передавая их сотрудникам и др.

Вы получаете моментальный документооборот. Вам не надо хранить информацию на бумажном носителе и устраивать или арендовать помещение для хранения архива. Вы быстро находите любой файл и легко предоставляете отчетность в таком формате по телекоммуникационным каналам связи.

 



Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. При нажатии на кнопку "Принять", вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять
Отказаться
Политика конфиденциальности