Управление досье клиентов
Управление досье клиентов
Управление досье клиентов – это профессиональный бизнес-процесс на аутсорсинге по систематизации, учету и хранению в ДатаБокс комплектов документов банка или финансовой организации.
Задача
Досье клиентов банка – это незавершенные в делопроизводстве дела, которые постоянно пополняются документами в соответствии с историческим развитием кредита. В них подшиваются документы, сопровождающие банковские операции кредитования, оформляемые на протяжении всей истории данного кредита – от момента подачи клиентом заявления о выдаче кредита и заканчивая документами, фиксирующими полное погашение задолженности.
Сотрудникам архивной службы банка приходится постоянно разбирать вновь поступающие документы, определять их принадлежность и добавлять в кредитные досье клиентов. На текущий архив кредитных досье распространяются и обычные задачи работы с архивными документами: учет поступления досье, учет выдачи досье во временное пользование, учет закрытых кредитных договоров и их передача на архивное хранение, учет движения отдельных документов (прием и выдача во временное пользование), топографирование хранилища, обеспечение сохранности информации, защита персональных данных заемщиков.
С какими сложностями сталкивается банк?
- Архив переполнен и не позволяет накапливать новые досье.
- Растет количество занятых сотрудников и затраты на ФОТ.
- Ручная обработка десятков тысяч документов приводит к ошибкам в учете.
- Снижается оперативность выдачи документов по запросам подразделений.
- Несовершенство бизнес-процессов приводит к снижению рентабельности банковских продуктов.
Решение
Указанные проблемы решает передача функций управления архивом на аутсорсинг. ДатаБокс использует автоматизацию архива досье клиентов – юридических и физических лиц с применением профессионального архивного программного обеспечения.
- Прием и формирование архива досье клиентов ведется при помощи профессионального архивного ПО.
- Технологии ДатаБокс сокращают время доукомплектования досье новыми документами.
- ДатаБокс контролирует целостность архива и возврат досье, выданных по запросам подразделений.
- Архивисты ДатаБокс оперативно находят и предоставляют сканированные копии досье, а экспедиторы в течение суток доставляют оригиналы.
ДатаБокс предоставляет необходимое количество фирменных коробов для упаковки документов. Архивисты ДатаБокс снимают документы с мест хранения, самостоятельно перевозят в Центр хранения, где принимают к учету и заносят данные объекта в архивное ПО для контроля целостности архива, быстрого поиска. Передача документов оформляется подписанием Акта приема-передачи. После размещение архивных коробов ДатаБокс обучает персонал банка работе в архивном ПО для управления документами: заказа сканированных копий, доставки в офис и возврата оригиналов в архив.
Выгода
- Доступ к успешному опыту подрядчика
- Точный учет досье клиентов в архивной программе
- Сокращение ручных операций
- Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
- Быстрый поиск в архиве
- Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
- Сокращение затрат на ФОТ
- Снижение налогооблагаемой базы
Использование профессиональных услуг архивистов вместо собственного персонала позволяет получить гарантированный результат, а также уменьшить налогооблагаемую базу.
Уменьшается размер отчислений ФСЗН за счет отказа от дополнительных выплат сотрудникам на индексацию и управление архивом.
Уменьшается размер отчислений НДС, так как услуги подрядчика приносят дополнительные налоговые вычеты. А зарплата и отчисления в ФСЗН являются налогооблагаемой базой для НДС.
Уменьшается налог на прибыль, ведь затраты на управление архивом относятся к расходам на управление организацией и учитываются при налогообложении. Кроме того, затраты на подрядчика учитываются непосредственно в месяце их осуществления, а расходы на собственное оборудование (стеллажи, короба) – «растягиваются» в виде амортизации на длительный период.