Управление договорами клиентовБанки и финансы, ИТ-компании, Оптовые поставщики, Страхование, Телеком, Транспорт, Туризм

databox.by_035

Управление договорами – это отлаженный бизнес-процесс на аутсорсинге по системному хранению документов в ДатаБокс. Подходит компаниям, которые при управлении десятками тысяч договоров не справляются даже при при увеличении числа сотрудников.

Задача

Сотрудникам юридической службы, делопроизводства или канцелярии приходится вести учет действующих договоров: выдавать договоры во временное пользование и контролировать возврат, своевременно находить и уничтожать закрытые договоры, обеспечивать сохранность информации и защиту персональных данных. Кроме того, работники ведут учет поступления новых документов – доукомплектовывают действующие договоры дополнительными соглашениями, уведомлениями, перепиской. Увеличение количества документов приводит к замедлению обработки. Предприятию приходится арендовать или занимать новые площади, приобретать стеллажи, материалы для упаковки и учета документов, привлекать сотрудников для оборудования архива и нести сопутствующие расходы.

Решение

Указанные проблемы решает передача функций управления архивом на аутсорсинг. ДатаБокс использует автоматизацию архива комплектов документов с применением профессионального архивного программного обеспечения.

Решение «под ключ» по управлению комплектами документов на аутсорсинге.

  • Прием и формирование архива документов ведется при помощи профессионального архивного ПО.
  • Технологии ДатаБокс сокращают время доукомплектования комплектов новыми документами.
  • ДатаБокс контролирует целостность архива и возврат оригиналов, выданных по запросам подразделений.
  • Архивисты ДатаБокс оперативно находят и предоставляют сканированные копии досье, а экспедиторы в течение суток доставляют оригиналы.

ДатаБокс предоставляет необходимое количество фирменных коробов для упаковки документов. Архивисты ДатаБокс снимают документы с мест хранения, самостоятельно перевозят в Центр хранения, где принимают к учету и заносят данные объекта в архивное ПО для контроля целостности архива, быстрого поиска. Передача документов оформляется подписанием Акта приема-передачи. После размещение архивных коробов ДатаБокс обучает персонал компании работе в архивном ПО для управления документами: заказа сканированных копий, доставки в офис и возврата оригиналов в архив.

Результат

  • Доступ к успешному опыту подрядчика
  • Точный учет всех документов в архивной программе
  • Сокращение ручных операций
  • Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
  • Быстрый поиск в архиве
  • Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
  • Сокращение затрат на ФОТ
  • Снижение налогооблагаемой базы
Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!