Сотрудникам юридической службы, делопроизводства или канцелярии приходится вести учет действующих договоров: выдавать договоры во временное пользование и контролировать возврат, своевременно находить и уничтожать закрытые договоры, обеспечивать сохранность информации и защиту персональных данных. Кроме того, работники ведут учет поступления новых документов – доукомплектовывают действующие договоры дополнительными соглашениями, уведомлениями, перепиской. Увеличение количества документов приводит к замедлению обработки. Предприятию приходится арендовать или занимать новые площади, приобретать стеллажи, материалы для упаковки и учета документов, привлекать сотрудников для оборудования архива и нести сопутствующие расходы.

Указанные проблемы решает передача функций управления архивом на аутсорсинг. ДатаБокс использует автоматизацию архива комплектов документов с применением профессионального архивного программного обеспечения.

Решение «под ключ» по управлению комплектами документов на аутсорсинге.

• Прием и формирование архива документов ведется при помощи профессионального архивного ПО.
• Технологии ДатаБокс сокращают время доукомплектования комплектов новыми документами.
• ДатаБокс контролирует целостность архива и возврат оригиналов, выданных по запросам подразделений.
• Архивисты ДатаБокс оперативно находят и предоставляют сканированные копии досье, а экспедиторы в течение суток доставляют оригиналы.

ДатаБокс предоставляет необходимое количество фирменных коробов для упаковки документов. Архивисты ДатаБокс снимают документы с мест хранения, самостоятельно перевозят в Центр хранения, где принимают к учету и заносят данные объекта в архивное ПО для контроля целостности архива, быстрого поиска. Передача документов оформляется подписанием Акта приема-передачи. После размещение архивных коробов ДатаБокс обучает персонал компании работе в архивном ПО для управления документами: заказа сканированных копий, доставки в офис и возврата оригиналов в архив.