Управление документами в сфере быстрого питания
Управление документами заказчиков из сферы быстрого питания – это готовое бизнес-решение «под ключ», включающее оперативный вывоз и систематизацию документов заказчика в Центре хранения ДатаБокс с возможностью последующего удаленного управления архивом.
Проблема
Производственные и складские помещения занимают документы, которые бессистемно хранятся в условиях высокой влажности. С увеличением объема становится все сложнее находить оригиналы или выделить документы прошлых периодов для своевременного уничтожения.
Решение
Профессиональное решение ДатаБокс способно закрыть потребности бизнеса по управлению архивом и хранению бумаг. После внедрения решения вы получите следующие результаты:
- Помещения используются по назначению: для организации производства, хранения продуктов, управления запасами и отдыха персонала.
- Экспедиторы ДатаБокс оперативно вывозят документы и исполняют заказы по доставке оригиналов в офис бухгалтерии.
- ДатаБокс ведет строгий учет документов при помощи профессионального архивного ПО. Архивная программа классифицирует документы по типу, приобщает к различным юридическим лицам одного бренда. ДатаБокс сохраняет порядок в документах, предлагая комплексное решение для всех торговых объектов заказчика.
- Архивное ПО своевременно выделяет из всего массива документов те бумаги, которые уже не требуется хранить. ДатаБокс подписывает с заказчиком акты и уничтожает документы. Бумаги по требованию законодательства передаются оператору вторичных ресурсов. Уменьшение объема хранимых документов снижает затраты на управление архивом.
- Снижение налогооблагаемой базы.
Выгода
- Доступ к успешному опыту подрядчика
- Точный учет в архивной программе
- Сокращение ручных операций
- Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
- Быстрый поиск в архиве
- Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
- Сокращение затрат на ФОТ
- Снижение налогооблагаемой базы
Уменьшается размер отчислений ФСЗН за счет отказа от дополнительных выплат сотрудникам на индексацию и управление архивом.
Уменьшается размер отчислений НДС, так как услуги подрядчика приносят дополнительные налоговые вычеты. А зарплата и отчисления в ФСЗН являются налогооблагаемой базой для НДС.
Также уменьшается налог на прибыль, так затраты на управление архивом относятся к расходам на управление организацией и учитываются при налогообложении. Кроме того, затраты на подрядчика учитываются непосредственно в месяце их осуществления, а расходы на собственное оборудование (стеллажи, короба) – растягиваются в виде амортизации на длительный период.