Управление бухгалтерскими документами клиента
Управление бухгалтерскими документами – это готовое бизнес-решение для бухгалтерских компаний по формированию, накоплению, систематизации бухгалтерских документов заказчика в оборудованном Центре хранения ДатаБокс.
Проблема
Бухгалтерские аутсорсинговые компании сопровождают клиентов и размещают документы каждого из них в собственном офисе. Заказчики привыкают к тому, что документы хранятся в бухгалтерской компании и не забирают даже бумаги закрытых периодов. Какие непрофильные задачи клиентов берут на себя бухгалтеры?
Вы арендуете дополнительные помещения под архив
Платите за комнату 15-20 м2 в офисном здании, чтобы там складывать документы клиентов за прошлые годы. Это вынужденные постоянные расходы, потому что клиенты обещали забрать документы еще полтора года назад.
Вы приобретаете стеллажи и картонные папки
Стеллажи упорядочили хранение и теперь бухгалтеры тратят вдвое меньше времени на поиск документов в импровизированном архиве. Покупать новые «короны» дорого, поэтому бухгалтеры перешивают документы в картонные папки, перекладывают в коробки из-под бумаги. А бухгалтерская компания теперь «растягивает» амортизацию стеллажей.
Сотрудники отвлекаются на архив
Вместо основной работы сотрудницы перекладывают документы из «корон» в картонные папки. Иногда девушкам приходится вместо основной работы носить коробки с бумагами клиентов на другой этаж или в подвал, где раскладывать документы по коробкам на стеллажах.
Решение
Вы передаете документы на хранение в ДатаБокс и отказываетесь от аренды помещения для архива. Архивисты на аутсорсинге сами освобождают папки «Корона» и перекладывают документы в фирменные архивные накопители. Затем упаковывают документы в фирменные короба ДатаБок, выносят и вывозят в закрытом транспорте в Центр хранения. По запросу ДатаБокс предоставляет в течение суток сканированные копии и доставляет оригиналы в офис. Через 3-5 лет по согласованию с клиентом ненужные документы уничтожаются.
Услуги ДатаБокс по хранению и управлению документами оплачивают клиенты. Бухгалтерская компания отказывается от аренды, закупки материалов и получает проценты от услуг приема (индексации) документов (Подробнее о партнерской программе «Доход на пустом месте»…).
Выгода
- Доступ к успешному опыту подрядчика
- Точный учет в архивной программе
- Сокращение ручных операций
- Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
- Быстрый поиск в архиве
- Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
- Сокращение затрат на ФОТ
- Снижение налогооблагаемой базы
Использование профессиональных услуг архивистов вместо собственного персонала позволяет получить гарантированный результат, а также уменьшить налогооблагаемую базу.
Уменьшается размер отчислений ФСЗН за счет отказа от дополнительных выплат сотрудникам на индексацию и управление архивом.
Уменьшается размер отчислений НДС, так как услуги подрядчика приносят дополнительные налоговые вычеты. А зарплата и отчисления в ФСЗН являются налогооблагаемой базой для НДС.
Также уменьшается налог на прибыль, так затраты на управление архивом относятся к расходам на управление организацией и учитываются при налогообложении. Кроме того, затраты на подрядчика учитываются непосредственно в месяце их осуществления, а расходы на собственное оборудование (стеллажи, короба) – растягиваются в виде амортизации на длительный период.