Хранение кадровых документов

Ни одно предприятие не может работать без кадровых документов, содержащих персональную информацию сотрудников. Организация использует их для юридического оформления трудовых отношений с нанятыми сотрудниками. Ответственность за них возложена на инспектора по кадрам. А если его нет, то за все отвечает начальник.

databox.by_035

На этом фоне хранение кадровой документации является непростым делом. Особенно для небольшой фирмы. Ведь этот процесс затратен в  плане времени и требует навыков и вовлеченности персонала.

Кто поможет правильно хранить кадровые документы

Конечно, профессионалы, компания, которая специализируется на архивировании кадровых документов и занимается смежными вопросами. С помощью информации об архивировании документации вы:

  • Будете иметь все данные о кадровых документах, имеющихся в вашей фирме
  • Все узнаете о правовых основах ведения такого рода документов, их архивирования и хранения
  • Организуете архивирование кадровых документов, затратив минимум и времени, и усилий

Для оказания услуги необходимо решить ряд вопросов, например, в каком виде будет совершаться хранение:

  • Только ли в бумажном
  • С занесением некоторых данных о сотрудниках в компьютер
  • На предприятии уже есть или предполагается создание компьютеризированной системы администрирования персонала

Надо помнить о важности полного пакета бумажных документов. Ведь наличие двух последних пунктов не говорит  о том, что хранение и архивирование кадровых документов в бумажном виде исключается. Так, в работе нужны документы с подписями сотрудников (речь об анкетах, отчетах, справках, отчетах, трудовых договорах) и т.д.

С чего все начинается

  • Для каждого сотрудника в личное дело собираются все бумаги, касающиеся его
  • Составляется список документов, которые должны быть в личном деле работника
  • Содержание документов соответствует принципам хранения конфиденциальной информации
  • Для эффективного хранения и архивации кадровых документов используются разделители

Чтобы просмотр был удобным, документы систематизируются таким образом:

  • Анкеты и другие документы, которые относятся ко времени, предшествующему поступлению на работу
  • Трудовой договор, условия выдачи премий и прочее
  • Информация об отгулах и невыходе на работу по болезни
  • Данные о выданном ипотечном кредите и другие бумаги, которые не касаются рабочего процесса
  • Информация об изменениях и другие документы, которые касаются продвижения по службе

Доверьте все нам

Когда работник подает заявление об увольнении, следует провести архивирование кадровых документов, которые касаются его трудовой деятельности. Это гарантирует надежное хранение документов по личному составу. При этом облегчается поиск любой бумаги и исключается риск ее утраты.

Кадровые документы постоянно обновляются

Наша компания специализируется на услугах по архивированию кадровых документов. Опытные специалисты имеют солидный опыт и знания в архивном деле. А это означает, что при работе с документами ошибки невозможны.

Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!