Хранение рабочей документации аудитораАудиторские и консалтинговые компании.

about3

Хранение рабочей документации аудитора вне офиса – это бизнес-услуга ДатаБокс по управлению и хранению рабочей документации аудитора на аутсорсинге.

Задача

Аудиторские организации накапливают большое количество рабочей документации, которую ведут в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Минфина. Сроки и ответственность за организацию процесса хранения определены действующим законодательством.

С какими сложностями сталкиваются аудиторы при хранении документов и отчетов?

  • Архив переполнен и не позволяет накапливать новые досье.
  • Требуется арендовать дополнительные помещения, закупать стеллажи.
  • Снижается оперативность поиска документов из-за больших объемов хранения.

Указанные проблемы решает передача функций управления архивом документов и отчетов на аутсорсинг. ДатаБокс использует автоматизацию архива с применением профессионального программного обеспечения.

Решение

Решение «под ключ» по управлению рабочей документации аудитора на аутсорсинге начинается с бесплатного аудита. ДатаБокс оценивает количество документов заказчика, вырабатывает решение и формирует ценовое предложение на услуги.

Затем ДатаБокс принимает документы на хранение. Архивисты ДатаБокс снимают документы с мест хранения, самостоятельно перевозят в Центр хранения, где принимают к учету и заносят данные объекта в архивное ПО для контроля целостности архива, быстрого поиска. Передача документов оформляется подписанием Акта приема-передачи. ДатаБокс предоставляет необходимое количество фирменных коробов для упаковки документов. После размещение архивных коробов ДатаБокс обучает персонал компании работе в архивном ПО для управления документами: заказа сканированных копий, доставки в офис и возврата оригиналов в архив.

ДатаБокс своевременно уничтожает документы по запросу заказчика. Архивисты находят дела с истекшим сроком хранения в профессиональном архивном ПО, снимают с хранения и конфиденциально передают оператору вторичных ресурсов. Сотрудники заказчика могут проверить документы перед оправкой на переработку, а после завершения процедуры обязательно получают акт об уничтожении.

Выгода

  • Доступ к успешному опыту подрядчика
  • Точный учет досье клиентов в архивной программе
  • Сокращение ручных операций
  • Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
  • Быстрый поиск в архиве
  • Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
  • Сокращение затрат на ФОТ
  • Снижение налогооблагаемой базы

Где хранятся документы?

Центр хранения ДатаБокс – специализированное помещение класса А. Здание запущено в эксплуатацию в 2015 году.

  • большая площадь 4000 м2
  • пожарная сигнализация и средства автоматического пожаротушения
  • круглосуточный контроль и ограничение доступа
  • видеонаблюдение, контроль температуры и влажности
Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!