Хранение рабочей документации аудитора
Согласно законодательным актам, регламентам и корпоративным процедурам, в Белоруссии обязательным считается долговременное хранение большого количества документов в бумажном виде. Очень распространенная задача — хранение аудиторской документации предприятия или организации.
Хранение рабочей документации аудитора вне офиса – это бизнес-услуга ДатаБокс по управлению и хранению рабочей документации аудитора на аутсорсинге.
Задача
Аудиторские организации накапливают большое количество рабочей документации, которую ведут в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Минфина. Сроки и ответственность за организацию процесса хранения определены действующим законодательством.
С какими сложностями сталкиваются аудиторы при хранении документов и отчетов?
Аудиторская компания или аудитор накапливает, как правило, большой объем файлов. (А каждый такой файл представляет собой одну или более папок, или другие носители (в бумажном или электронном виде) информации, предназначенные для хранения рабочей документации, относящейся к тому или иному аудиторскому заданию.)
Все это по окончании аудита должно сдаваться для обязательного хранения в архив организации. Файлов много, они занимают немало места и отнимают время у персонала на их обслуживание. Если учесть, что многое меняется, в том числе и сроки хранения, уследить за всем этим сложно. А вести такой архив, содержать его и поддерживать в «рабочем» состоянии не всем по плечу.
- Архив переполнен и не позволяет накапливать новые досье.
- Требуется арендовать дополнительные помещения, закупать стеллажи.
- Снижается оперативность поиска документов из-за больших объемов хранения.
Современным решением дорогостоящего содержания для многих наших клиентов стала услуга по хранению документов аудиторской деятельности на ауторс. А хранение документов аудиторской деятельности в специализированном архивном комплексе компании ДатаБокс гарантирует профессиональный контроль сроков и других условий по любому документу. Ведь ДатаБокс использует автоматизацию архива с применением профессионального программного обеспечения.
Решение
Решение «под ключ» по управлению рабочей документации аудитора на аутсорсинге начинается с бесплатного аудита. ДатаБокс оценивает количество документов заказчика, вырабатывает решение и формирует ценовое предложение на услуги.
Затем ДатаБокс принимает документы на хранение. Архивисты ДатаБокс снимают документы с мест хранения, самостоятельно перевозят в Центр хранения, где принимают к учету и заносят данные объекта в архивное ПО для контроля целостности архива, быстрого поиска. Передача документов оформляется подписанием Акта приема-передачи. ДатаБокс предоставляет необходимое количество фирменных коробов для упаковки документов. После размещение архивных коробов ДатаБокс обучает персонал компании работе в архивном ПО для управления документами: заказа сканированных копий, доставки в офис и возврата оригиналов в архив.
ДатаБокс своевременно уничтожает документы по запросу заказчика. Архивисты находят дела с истекшим сроком хранения в профессиональном архивном ПО, снимают с хранения и конфиденциально передают оператору вторичных ресурсов. Сотрудники заказчика могут проверить документы перед оправкой на переработку, а после завершения процедуры обязательно получают акт об уничтожении.
Выгода
- Доступ к успешному опыту подрядчика
- Точный учет досье клиентов в архивной программе
- Сокращение ручных операций
- Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
- Быстрый поиск в архиве
- Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
- Сокращение затрат на ФОТ
- Снижение налогооблагаемой базы
Где хранятся документы?
Центр хранения ДатаБокс – специализированное помещение класса А. Здание запущено в эксплуатацию в 2015 году.
- большая площадь 4000 м2
- пожарная сигнализация и средства автоматического пожаротушения
- круглосуточный контроль и ограничение доступа
- видеонаблюдение, контроль температуры и влажности
Хранение аудиторских документов в архиве ДатаБокс
У компании есть все условия для того, чтобы эти важные бумаги всегда находились в целости и сохранности.
- Склады: они чистые, просторные, специально оборудованные светом, отоплением и пропускной системой.
- Спецсредства для профессиональной систематизации: всевозможные стеллажи, шкафы, короба и другие специализированные средства.
- Сортировка: профессионально рассортируем ваши бумаги по специальным коробам и снабдим их RFID метками для облегчения поиска.
- Транспортировка и размещение коробов на склад: доставим и разместим у себя все ваши файлы.
Кстати! Если нашим клиентам нужно будет не только хранить, а и обращаться к аудиторским документам, наши специалисты создадут электронный архив.
Сохраним оперативно и надежно ваш архив. Зададим процессу хранения аудиторского заключения и других бумаг и управления ими качественно новый уровень. Взяв на свои плечи все заботы об организации архивного хранения всего вашего архива, ДатаБок гарантирует конфиденциальность, стопроцентную безопасность и все условия.
Кроме того, можем провести оцифровку документов, сформировать электронный архив, предоставим круглосуточный доступ ко всем файлам, с которыми вы будете работать удаленно.