Хранение кассовых документов

databox.by_069

Итак, одной из самых непростых задач при организации бухгалтерского учета на предприятии остаются такие операции, как правильное оформление и хранение кассовых документов. Порядок их проведения прописан в ряде нормативно-правовых актах Беларуси.

В эти документы постоянно вносятся те или иные изменения, из-за чего работа предприятий и организаций с кассовыми документами усложняется. О каких кассовых документах идет речь? Что надо знать и учитывать, заказывая услугу хранения лент и других подобных операций?

Что такое кассовые документы

Этот термин обозначает документы, используемые для учета проводимых кассовых операций по получению денежных средств или их выдаче.

Хранение кассовых документов – это комплексная услуга ДатаБокс по управлению и накоплению в Центре хранения ленты, кассовых конвертов, Z-отчетов и других подобных документов.

Проблема

Организация обязана хранить в течение сроков, установленных законодательством, документы бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения. Такая норма предусмотрена постановлением Минюста № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Сроки хранения документов установлены в приложении 1 «Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» к этому постановлению.

Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.

Необеспечение сохранности должностным лицом организации указанных документов в течение установленного срока влечет наложение штрафа в размере до 35 базовых величин (ч. 3 ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Решение

Решение «под ключ» по управлению кассовыми документами с использованием технологий ДатаБокс.

  • ДатаБокс проводит бесплатный аудит ситуации заказчика, вырабатывает решение и формирует ценовое предложение.
  • Экспедиторы ДатаБокс постоянно вывозят документы в Центр хранения ДатаБокс.
  • Архивисты создают структуру архива: индексируют документы, заносят информацию в профессиональное архивное ПО.
  • ДатаБокс исполняет заказы клиентов: сканирование и доставка по запросу.
  • Архивисты по запросу заказчика своевременно выделяют и уничтожают документы – передают оператору вторичных ресурсов.

Выгода

  • Доступ к успешному опыту подрядчика
  • Точный учет в архивной программе
  • Сокращение ручных операций
  • Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
  • Быстрый поиск в архиве
  • Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
  • Сокращение затрат на ФОТ
  • Снижение налогооблагаемой базы

Как хранят кассовые чеки бухгалтера?

Кто-то складывает все чеки в прозрачный файл, и отправляет его пылиться на дальней полке, кто-то аккуратно подклеивает все чеки на лист офисной бумаги, а затем из этих листов формирует подшивку. Кто-то еще и предварительно копирует чеки, та как оригиналы очень скоро будут нечитаемыми.

Но однозначно хранить кассовые чеки и контрольно-кассовые ленты необходимо. Для вашего удобства их можно отдать на ответственное хранение в ДатаБокс.

Где хранятся документы?

Центр хранения ДатаБокс – специализированное помещение класса А. Здание запущено в эксплуатацию в 2015 году.

  • большая площадь 4000 м2
  • пожарная сигнализация и средства автоматического пожаротушения
  • круглосуточный контроль и ограничение доступа
  • видеонаблюдение, контроль температуры и влажности

Главные виды кассовых документов

Говоря о хранении контрольных лент рб или других кассовых документов, подразумевают такие их разновидности:

  1. приходный кассовый ордер, выписываемый при поступлении в кассу денег;
  2. расходный кассовый ордер, выписываемый при расходовании денег из кассы;
  3. кассовая книга, отражающая все приходы и расходы финансов;
  4. книга учета, формируемая при условии, что в компании есть несколько кассиров;
  5. платежная и расчетно-платежная ведомости, составляемые для выплаты денег сотрудникам (зарплата, стипендии и пр.).

Главные первичные документы — акты, поручения, счета, накладные и т.д. Они подтверждают факт осуществления операции на предприятии и дату ее проведения, помогают контролировать работу и каждого работника, и структурного подразделения, а также осуществлять проверки.

Сроки хранения

Они отличается от аналогичных сроков, которые устанавливались для другой документации организации. Сколько хранить кассовые документы?

Если компания пользуется в своей работе кассовым оборудованием, то руководству надо знать о том, что в течение этого срока, установленного законодательством, плательщик обязан обеспечивать хранение чеков.

Срок хранения суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) кассовых лент, приходных кассовых ордеров составляет 3 года после проверки соблюдения налоговых законов, при условии окончания проверки, которая проводилась в рамках ведомственного контроля (п. 177 Перечня).

При условии необеспечения должностными лицами компаний хранение кассовых чеков и других кассовых документов на протяжении указанного срока, плательщик понесет ответственность в виде штрафа размером в 4-35 базовых величин. Это прописано в ч. 3 ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Почему надо обращаться к профессионалам

Потому что, согласно законодательству Республики, кассовые документы должны таким образом храниться, чтобы они оставались сохранными и целостными. А в случае нарушения установленных законом сроков хранения контрольной ленты и другой подобного рода документации, административные взыскания в виде штрафов накладываются на ответственных должностных лиц.

Наша архивная компания готова обеспечить качественное хранение актов уничтожения z отчетов лент гашений и других кассовых документов. Окажем содействие в любом вопросе, который будет касаться хранения и архивирования кассовых документов.

Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!