Хранение кассовых документов
Итак, одной из самых непростых задач при организации бухгалтерского учета на предприятии остаются такие операции, как правильное оформление и хранение кассовых документов. Порядок их проведения прописан в ряде нормативно-правовых актах Беларуси.
В эти документы постоянно вносятся те или иные изменения, из-за чего работа предприятий и организаций с кассовыми документами усложняется. О каких кассовых документах идет речь? Что надо знать и учитывать, заказывая услугу хранения лент и других подобных операций?
Что такое кассовые документы
Этот термин обозначает документы, используемые для учета проводимых кассовых операций по получению денежных средств или их выдаче.
Хранение кассовых документов – это комплексная услуга ДатаБокс по управлению и накоплению в Центре хранения ленты, кассовых конвертов, Z-отчетов и других подобных документов.
Проблема
Организация обязана хранить в течение сроков, установленных законодательством, документы бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения. Такая норма предусмотрена постановлением Минюста № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Сроки хранения документов установлены в приложении 1 «Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» к этому постановлению.
Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.
Необеспечение сохранности должностным лицом организации указанных документов в течение установленного срока влечет наложение штрафа в размере до 35 базовых величин (ч. 3 ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Решение
Решение «под ключ» по управлению кассовыми документами с использованием технологий ДатаБокс.
- ДатаБокс проводит бесплатный аудит ситуации заказчика, вырабатывает решение и формирует ценовое предложение.
- Экспедиторы ДатаБокс постоянно вывозят документы в Центр хранения ДатаБокс.
- Архивисты создают структуру архива: индексируют документы, заносят информацию в профессиональное архивное ПО.
- ДатаБокс исполняет заказы клиентов: сканирование и доставка по запросу.
- Архивисты по запросу заказчика своевременно выделяют и уничтожают документы – передают оператору вторичных ресурсов.
Выгода
- Доступ к успешному опыту подрядчика
- Точный учет в архивной программе
- Сокращение ручных операций
- Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
- Быстрый поиск в архиве
- Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
- Сокращение затрат на ФОТ
- Снижение налогооблагаемой базы
Как хранят кассовые чеки бухгалтера?
Кто-то складывает все чеки в прозрачный файл, и отправляет его пылиться на дальней полке, кто-то аккуратно подклеивает все чеки на лист офисной бумаги, а затем из этих листов формирует подшивку. Кто-то еще и предварительно копирует чеки, та как оригиналы очень скоро будут нечитаемыми.
Но однозначно хранить кассовые чеки и контрольно-кассовые ленты необходимо. Для вашего удобства их можно отдать на ответственное хранение в ДатаБокс.
Где хранятся документы?
Центр хранения ДатаБокс – специализированное помещение класса А. Здание запущено в эксплуатацию в 2015 году.
- большая площадь 4000 м2
- пожарная сигнализация и средства автоматического пожаротушения
- круглосуточный контроль и ограничение доступа
- видеонаблюдение, контроль температуры и влажности
Главные виды кассовых документов
Говоря о хранении контрольных лент рб или других кассовых документов, подразумевают такие их разновидности:
- приходный кассовый ордер, выписываемый при поступлении в кассу денег;
- расходный кассовый ордер, выписываемый при расходовании денег из кассы;
- кассовая книга, отражающая все приходы и расходы финансов;
- книга учета, формируемая при условии, что в компании есть несколько кассиров;
- платежная и расчетно-платежная ведомости, составляемые для выплаты денег сотрудникам (зарплата, стипендии и пр.).
Главные первичные документы — акты, поручения, счета, накладные и т.д. Они подтверждают факт осуществления операции на предприятии и дату ее проведения, помогают контролировать работу и каждого работника, и структурного подразделения, а также осуществлять проверки.
Сроки хранения
Они отличается от аналогичных сроков, которые устанавливались для другой документации организации. Сколько хранить кассовые документы?
Если компания пользуется в своей работе кассовым оборудованием, то руководству надо знать о том, что в течение этого срока, установленного законодательством, плательщик обязан обеспечивать хранение чеков.
Срок хранения суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) кассовых лент, приходных кассовых ордеров составляет 3 года после проверки соблюдения налоговых законов, при условии окончания проверки, которая проводилась в рамках ведомственного контроля (п. 177 Перечня).
При условии необеспечения должностными лицами компаний хранение кассовых чеков и других кассовых документов на протяжении указанного срока, плательщик понесет ответственность в виде штрафа размером в 4-35 базовых величин. Это прописано в ч. 3 ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Почему надо обращаться к профессионалам
Потому что, согласно законодательству Республики, кассовые документы должны таким образом храниться, чтобы они оставались сохранными и целостными. А в случае нарушения установленных законом сроков хранения контрольной ленты и другой подобного рода документации, административные взыскания в виде штрафов накладываются на ответственных должностных лиц.
Наша архивная компания готова обеспечить качественное хранение актов уничтожения z отчетов лент гашений и других кассовых документов. Окажем содействие в любом вопросе, который будет касаться хранения и архивирования кассовых документов.