Хранение документов вне офисаВсе отрасли бизнеса

databox.by_031

Хранение документов вне офиса – это готовое бизнес-решение «под ключ» по формированию, накоплению, систематизации документов заказчика в Центре хранения ДатаБокс, оборудованном для хранения бумаг на длительный период. Услуга подходит всем юридическим лицам, которые накопили значительный объем документов.

Задача

  • Освободить офисы, производственные и складские помещения от бумажных документов.
  • Избавить сотрудников от непрофильных обязанностей. Перешивка и упаковка документов в архивные короба, создание описей дел, поиск документов в архиве выполняют архивисты на аутсорсинге.
  • Внедрить преемственность работы с документами по налаженному процессу систематизации и учета.
  • Управлять документами: доставка документов в офис, сканирование, контроль возврата оригиналов в архив и сроков хранения при помощи профессионального ПО через интернет

Решение

Заказчик передает документы на хранение архивной компании ДатаБокс, чтобы оптимизировать финансовые и временные затраты при управлении большими объемами бумаг. Документы размещаются в обезличенных коробах, предназначенных для хранения на длительный период и гарантирующих полную конфиденциальность. Затраты на хранение документов вне офиса ниже, чем аренда дополнительных помещений. В случае внеплановых проверок налоговых или правоохранительных органов ДатаБокс доставляет оригиналы или передает сканированные копии.

Архивный короб - что это?

Архивный короб – это прочная конструкция из гофрокартона марки Т-24 с двойным дном и тройными стенками. У короба несъемная откидная крышка, вырубные ручки для переноски короба и технологические отверстия для пластиковых пломб. Короб самосборный, поэтому для его изготовления не требуются скотч, клей, нитки. В коробе помещаются пять папок-регистраторов типа «Корона» (7,5 см) или пять фирменных картонных накопителей. В коробе также хранятся архивные дела без переплета и твердой обложки дела, архивные папки, кассовые конверты и любые другие документы. Короб помечается только наклейкой со штрихкодом, по которой можно идентифицировать содержимое в архивной программе.

Преимущества

  • Надежное, безопасное, оборудованное помещение для хранения бумажных документов.
  • Документы упакованы в картонные накопители и короба, составлена подробная опись временного архива.
  • Архивист на аутсорсинге: поиск, сканирование и доставка документов в офис, контроль возврата оригиналов в архив, соблюдение сроков хранения для своевременного уничтожения.
  • Онлайн-доступ к описи документов в личном кабинете через интернет: заказ доставки документов в офис, сканирования и других архивных услуг.

Выгода

  • Доступ к успешному опыту подрядчика
  • Точный учет в архивной программе
  • Сокращение ручных операций
  • Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
  • Быстрый поиск в архиве
  • Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
  • Сокращение затрат на ФОТ
  • Снижение налогооблагаемой базы
Есть вопросы?

Закажите бесплатный аудит вашего архива: мы подскажем, как оптимизировать затраты на хранение документов.

Нет времени разбираться? Закажите бесплатный аудит архива!