Бумажные документы хранят для соблюдения государственных требований к способам хранения документации, а также для обеспечения ответственности перед сотрудниками, контрагентами и налоговыми органами.
Бумажные документы организации следует хранить в специально отведённом месте, например, в архиве или в сейфе в офисе. Если нет возможности организовать хранение документации в офисе, лучший способ — удаленный архив, где все документы будут в целости и сохранности.
Для расчёта затрат на собственный архив можно использовать следующую формулу:
Затраты = Стоимость оборудования + Стоимость аренды помещения + Стоимость мебели + Стоимость канцелярских товаров + Стоимость расходных материалов + Стоимость услуг архивариуса + Налоги
- Стоимость оборудования включает в себя стоимость стеллажей, шкафов, сейфов, оборудования для оцифровки и сканирования документов.
- Стоимость аренды помещения зависит от площади и местоположения.
- Стоимость мебели включает в себя стоимость столов, стульев, шкафов и другой офисной мебели.
- Стоимость канцелярских товаров включает в себя стоимость бумаги, папок, конвертов и других канцелярских принадлежностей.
- Стоимость расходных материалов включает в себя стоимость картриджей, тонеров, бумаги для печати и других расходных материалов.
- Стоимость услуг архивариуса зависит от количества сотрудников и объёма работы.
- Налоги включают в себя отчисления в бюджет и социальные фонды.
Для более точного расчёта затрат необходимо учесть индивидуальные особенности вашей организации и объём работы.
Организации необходимо хранить следующие документы:
- Бухгалтерские
- Налоговые
- Кадровые
Некоторые документы нужно хранить до 50 или 75 лет, даже если бизнес закрылся.