ДатаБокс предлагает комплексное решение по управлению документами от одного заказчика: индексация, хранение вне офиса, онлайн-управление архивом и научно-техническая обработка.
Бесплатный аудит и приемка документов
Архивисты ДатаБокс уточняют задачи клиента, оценивают объем работ и формируют ценовое предложение. После подписания документов архивисты ДатаБокс выносят, загружают документы в закрытый транспорт и доставляют в Центр хранения для индексации (приемки) и дальнейшего размещения. Клиенту предоставляются фирменные архивные короба для упаковки и транспортировки документов. При передаче на хранение архивисты ДатаБокс индексируют архив заказчика: составляют описи дел, чтобы заказчик видел структуру архива и удаленно управлял документами.
Удаленное управление архивом
ДатаБокс открывает клиентам бесплатный удаленный онлайн-доступ к информации о находящихся на хранении документах. Доступ в веб-интерфейс портала RSWeb.NET происходит по безопасному протоколу SSL 2.0 после авторизации пользователя. ПО не требует установки на компьютер сотрудника – информация отображается через интернет-браузер. Плата за пользование порталом RSWeb.NET не взимается.
Программное обеспечение RSWeb.NET разработано под стандарты архивного хранения документов, способствует повышению информационной безопасности и защиты документов. Клиент назначает пользователей с индивидуальными учетными записями, чтобы отслеживать действия сотрудников в архиве за весь период.
Функции онлайн-кабинета RSWebNet
- Постоянный онлайн-доступ клиента и контроль.
- Индивидуальный логин и пароль для каждого пользователя.
- Запрос документа «в один клик».
- Удобный поиск архивных дел и документов.
- Заказ на сбор и доставку архива, сканирования и добавления образа в базу данных для последующей загрузки.
- Контроль сроков хранения и формирование документов на уничтожение части архива с истекшим сроком хранения.
- Постоянный просмотр всех записей за период хранения.
- Получение данных в реальном времени.
- Статистика и контроль затрат.
ДатаБокс обучает сотрудников клиента работе с программой, чтобы повысить скорость управления архивом и частично автоматизировать бизнес-процесс.
При помощи программы ДатаБокс быстро находит документы, которые больше не следует хранить, и по согласованию заказчика уничтожает бумаги — конфиденциально передает оператору вторичных ресурсов.
Научно-техническая обработка
ДатаБокс проводит экспертизу ценности документов, определяет сроки хранения, выделяет к уничтожению с обязательным составлением акта, формирует и подшивает дела по личному составу, создает описи и номенклатуры дел, готовит «временные» и постоянные документы к хранению вне офиса в ДатаБокс.
Доставка документов
ДатаБокс доставляет в офис клиента снятые с хранения отдельные документы, дела и короба собственным транспортом в будние дни по принципу «сегодня на завтра». В зависимости типа размещенного клиентом заказа применяется отдельный тариф.
Для срочных заказов применяется экспресс-доставка документов в течение четырех часов.
ДатаБокс располагает собственным автопарком транспортных средств на базе автомашин FIAT Doblo Cargo Maxi грузоподъёмностью до 1000 кг. Для крупнотоннажных перевозок привлекается транспорт компании-партнера на базе закрытых автомобилей грузоподъёмностью от 5 до 20 тонн.
При проведении налоговой проверки документы доставляются и возвращаются бесплатно. Проверка должна быть назначена координационным планом надзорной деятельности.