ДатаБокс экономит средства заказчиков на приобретение новых папок-регистраторов типа «Корона». Для непрерывного ведения документооборота компании требуется покупать новые папки или освобождать старые – отвлекать собственных сотрудников от работы для переупаковки документов.
Стоимость приобретения одной новой папки-регистратора в два-три раза выше услуги ДатаБокс по переупаковке документов.
Упаковка документов – комплексная услуга, которая включает следующие работы: доставка архивных накопителей в офис заказчика, переупаковка документов из папок-регистраторов в архивные накопители с соблюдением последовательности хранимых документов.
Для переупаковки используется архивный накопитель RW1 – устойчивый к повреждениям короб-архиватор из картона марки Т-24, который выдерживает многоразовое обращение к документам, не допускает утери и порчи хранящихся бумаг.
Архивный накопитель удобнее сшитых книг, которые предлагают специалисты по НТО. Вы всегда можете быстро пролистать и извлечь из архиватора несколько оригиналов. Достать и отсканировать документ из сшитой книги невозможно, ведь сшивка применяется при сдаче документов в государственный архив на постоянное хранение.
При необходимости архивисты ДатаБокс составляют опись перешиваемых дел, чтобы хранение было организовано по реестрам, а сотрудники могли быстро находить оригиналы в архиве.
Если заказчик арендует дополнительные помещения под архив, ДатаБокс рекомендует переупакованные дела передавать на хранение в оборудованный архив и отказать от затрат на аренду.
Документы следует складывать аккуратно, всегда следуя определенной логике. Главная задача правильной организации хранения — это такое размещение бумаг, которое позволит в нужный момент добраться до необходимого документа за несколько минут. Кроме того, очень важно, чтобы документы хранились аккуратно и их внешний вид был в порядке. Архивный картонный короб — это отличный вариант решения такой задачи.
Такая конструкция не позволяет бумагам выпасть из бокса. Кроме того, благодаря плотно примыкающей к стенкам крышке содержимое не пылится.
Ширина и высота боксов универсальны — рассчитаны на укладку бумаги стандартных форматов.
Все архивные накопители складываются в архивные коробе из картона, которые позволяет вложить в него несколько менее крупных боксов, в которых хранятся документы, папок-регистраторов или просто файлов с документами. Короб отличается большими размерами и специальным вырезом с двух сторон, которые обеспечивают удобный хват для его перемещения.