После приема документов и размещения архива ДатаБокс выполняет заказы клиента по поиску, снятию с хранения и сканирования документов для последующей передачи информации заказчику в виде электронного образа через интернет по защищенному каналу.
С хранения снимается учетная единица со штрихкодом, присвоенным при приеме: отдельный документ, комплект документов, дело или целый архивный короб.
Оригиналы документов сканируются и сохраняются в базе данных архивной программы в формате PDF. Заказчик просматривает и сохраняет себе копию только в защищенном интернет-кабинете RSWeb.NET.
Процесс сканирования документации достаточно сложный, поскольку представляет собой комплекс услуг (начиная изъятием скрепки и кончая размещением электронных документов. Даже малейший сбой на каком-то из этапов способен свести большую работу на нет.
Поэтому, поручая эту услугу специалистам компании, клиенты знают, что с их документами всегда будет полный порядок.
Обращение к нам гарантирует получение профессиональных услуг сканирования, каким бы ни был объем. Наши преимущества, по сравнению с аналогичными компаниями, очевидны. Предлагая полный комплекс услуг, мы:
- Осуществляем каждый этап сканирования с использованием высококачественного специализированного оборудования, способного быстро выполнять солидные объемы работы и справляться с любой постобработкой цифровых копий;
- Очень бережно совершаем сканирование сшитых документов любого формата и в любом состоянии;
- Предоставляем клиентам возможность выбора как места выполнения заказа, так и исполнителя подготовительных работ к сканированию и возврата документов в исходный вид;
- Исполняя полнотекстовое распознавание и индексацию материалов, прибегаем к помощи своего собственного программного обеспечения;
- Передаем заказчику графические образы документов в удобном для него формате и на предложенном им носителе.
Мы осуществляем услуги сканирование документов, работая и с одним листом, и несколькими миллионами единиц хранения. Предлагаем на выбор формат сканирования, в том числе А0. Наши специалисты выполнят обработку цветных, черно-белых материалов и документов с оттенками серого.
Компания осуществляет этот объем работ по ценам, которые всегда устраивают наших заказчиков. При этом, обратившись к нам, они гарантированно получают:
- Значительную экономию финансов и снижение стоимости хранения единицы информации во много раз;
- Сокращение операционных затрат и непрофильной нагрузки на персонал;
- Исключение ошибок;
- Повышение достоверности данных и гибкости системы;
- Непрекращающийся доступ к информации с любого места на планете;
- Повышенную скорость обработки документов.
Сканирование документов
Сканирование документов
Важный инструмент для оптимизации документооборота любой организации. Процедура сканирования помогает решить целый ряд проблем, которые могут возникнуть при работе с бумажными носителями.
Сканирование архивов и документов поможет с освобождением архивных площадей. Перевод документов в электронные версии позволит снизить расходы на аренду дорогостоящих помещений или освободит квадратные метры вашего офиса для дополнительных нужд.
Второе – это сохранность документов. Бумажный носитель имеет свойство изнашиваться со временем, к тому же есть вероятность его потери и других непредвиденных ситуаций. Электронное сканирование защитит документы от подобных случаев и надолго сохранит информацию в неизменном виде.
Что дает электронный архив?
Оцифровка документов – это метод сократить расходы организации на оплате рабочего времени сотрудникам, которое они тратят на поиск бумажных документов, а также на аренде и обслуживании помещений, занимаемых бумажными документами.
Когда документ сформирован в одном регионе страны, а необходимость в работе с ним возникает в другом, на помощь приходят услуги сканирования документов организации. Это обеспечивает быстрый доступ к документам всех участников процесса независимо от их местоположения.
После оцифровки бумажных документов выполняется проверка полученной информации. Полученные файлы необходимо распознать, задать атрибуты и проиндексировать, чтобы их можно было найти в системе.
После этого они будут помещены в электронный архив из которого их можно извлечь в считанные секунды. Так же есть возможность распознавания текста для дальнейшего его редактирования.
Каждая организация сама решает, какие документы компании будут отсканированы, ведь не обязательно переводить в электронный вид весь архив. Выбор объема и вида сканируемого материала определяется спецификой организации, внутренними правилами работы с документацией и финансовыми средствами, которые компания готова вложить в создание электронного хранилища.
- Удобный и быстрый поиск нужной документации;
- Упорядоченное безопасное хранение;
- Коллективный доступ к работе с документами;
- Ограничение несанкционированного доступа;
- Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;
- Защита документации от безвозвратной утери или повреждения
Что мы сканируем?
У «ДатаБокс» есть немалый опыт в профессиональном сканировании целого ряда документов. Кроме, конструкторской, проектной, технической, первичной бухгалтерской и других видов документации, мы качественно преобразуем в другой формат:
- Договоры
- Клиентские и кредитные досье
- Анкеты
- Кадровые дела
- Сертификаты
- Архивы
- Чертежи и многие другие носители информации
Как происходит сканирование архива?
Сканирование документов начинается с подготовки бумажных материалов, которая заключается в непосредственной физической работе с документами: это разброшюровка, удаление скрепок, скоб и др. Это поможет автоматизировать сканирование архива и ускорить весь процесс оцифровки.
Последним этапом подготовки документов к переводу в электронный вид является систематизирование, которое заключается в работе с содержанием бумаг: отбор документов, их упорядочивание по определенным критериям.
Для сканирования изображений используют специальный высококачественный сканер. Его преимущества – это высокое качество цветопередачи и точность изображения.
Поиск и размещение материала после сканирования
Эти моменты часто беспокоят клиентов. Ведь чаще всего (кроме ситуации, когда материал распознан) отсканированные документы представляют собой обычную картинку. А если у вас не одна, а сотни таких изображений?
Где сохранять все это? Можно использовать жесткий диск компьютера или другой накопитель. Важно при этом решить еще одну проблему – распознавания с помощью присвоения отсканированным текстам или чертежам тех или иных атрибутов.
Тогда можно выбирать любой вариант размещения (речь об электронном архиве, системе документооборота, корпоративном сайте, привязке к учетным бухгалтерским и управленческим программам).