Документы, срок хранения которых истек, либо не подлежащие хранению после их исполнения, подлежат уничтожению. Поскольку в бумагах может содержаться конфиденциальная или служебная информация, а также сведения, составляющие коммерческую тайну, требуется соблюдение специальной процедуры ликвидации. Она позволяет обеспечить запрет на допуск к сведениям посторонних лиц, не имеющих соответствующего разрешения.
Условия уничтожения документов
Конфиденциальная ликвидация сведений на материальных источниках отличается от обычной тем, что для ее проведения необходимо создание специальной комиссии. Уничтожение бумаг сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии в этом случае недопустимо. Также требуется соблюсти ряд требований:
- создание комиссии по распоряжению руководителя организации, издание приказа с указанием личных данных назначенных работников;
- определение даты и точного времени утилизации документации либо ограниченного периода времени;
- оформление полной описи бумаг, подлежащих ликвидации, с описанием реквизитов;
- выдача документации до ликвидации каждый раз осуществляется с составлением расписки за подписью уполномоченного лица, выдавшего разрешение на доступ;
- составление акта об уничтожении конфиденциальной информации, все источники вносятся под порядковыми номерами отдельно;
Информация может содержаться не только на бумажных печатных и рукописных источниках. К этой категории относятся данные на таких носителях, как флеш-карты, памяти ПК, на иных магнитных носителях, в виде электронных документов, ссылок на них, фотографий, аудио- и видеоматериалов. При необходимости предварительно может проводиться экспертиза конфиденциальности бумаг для определения их ценности.
Соблюдение режима хранения и утилизации
Сохранение конфиденциальных сведений до их уничтожения обеспечивается установлением режима доступа. Доступ ограничивается следующим образом:
- назначаются ответственные лица за хранение данных;
- изъятие информации до момента утилизации, транспортировка, составление описи осуществляются на основании специальных актов с указанием даты проведения мероприятий, точного времени и уполномоченных лиц;
- хранение бумаг в закрытых помещениях, соответствующих нормам санитарной и пожарной безопасности, не грозящих обвалом или затоплением, в зданиях, признанных аварийными, удаление от пищевых продуктов и химических составов;
- исключен допуск или проход через помещения, где хранятся конфиденциальные документы третьих лиц, в сквозных кабинетах;
- обустройство окон и дверей защитными металлическими жалюзи,
- опломбирование сейфов и других хранилищ для документов, дверей в помещения, где хранятся документы повышенной секретности, устройство надежных замков, исключающих их вскрытие посторонними лицами и хищение документации до утилизации.
Если уничтожение осуществляется в иных местах, чем хранение, факт транспортировки фиксируется в акте о ликвидации. Приказы об утилизации, описи и иная сопроводительная документация также хранятся у ответственных лиц, руководителя организации или назначенного сотрудника. Доступ к ним также ограничивается, обеспечиваются условия хранения на конфиденциальной основе – в сейфах, не поддающихся возгоранию или затоплению.
Компания ДатаБокс разработала специальный короб из более плотного картона.
Документы с отметкой «Секретно»
Особый порядок утилизации предусмотрен в отношении секретной документации. Определение статуса бумаг, допуска к сведениям уполномоченных лиц осуществляется на основании Закона РБ №170-3 от 19.07.2010 «О государственных секретах». Ликвидация архивной документации осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь №4 от 19.01.2009.
Документация по личному составу, временного (сроком хранения более 10 лет) и постоянного хранения подлежит утилизации по решению руководства организации. В акты включаются материальные источники, срок которых истек на 1 января года, в котором принято такое решение. Отбор бумаг, подлежащих уничтожению, осуществляется назначенными ответственными лицами. Проверка описей и принятого решения осуществляется ЦЭК (ЭК) организации. Форма акта утверждена п.210 указанной Инструкции.
Обеспечить сохранность конфиденциальной информации и правила уничтожения документов, ее содержащих, при соблюдении секретности, предоставить юридическую поддержку на всех этапах мероприятия поможет компания «ДатаБокс». Вы можете обратиться к нашим специалистам для получения развернутой консультации. Мы гарантируем полную конфиденциальность сведений и беспрепятственную процедуру ликвидации данных частных предприятий и некоммерческих учреждений. Все детали сопровождения мероприятия прописываются в договоре на оказание услуг.