Хранение бухгалтерских документов – это передача профессиональной компании-подрядчику функций по хранению и управлению бухгалтерскими документами организации.
Юридические лица в Республике Беларусь обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность и другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации. Приведенные нормы установлены ст. 18 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». В случае хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, хищения бланков предусмотрена ответственность в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до 2 лет, или ареста, или ограничения свободы на срок до 2 лет, или лишения свободы на тот же срок.
Бумаги размещают в шкафах, обеспечивающих сохранность и предохраняющих от воздействия солнечного света, пыли и влаги. Данный порядок оговорен в п. 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, запасный выход, противопожарное оборудование, отвечающее требованиям пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов.
После истечения срока хранения бухгалтерских документов проводится процедура по их уничтожению с составлением ликвидационной комиссией соответствующего акта.
Если организация хранения в соответствии с указанными требованиями невозможна, документы передают в профессиональный архив подрядчика для управления бумагами.
Надежное и оборудованное место хранения документов. Быстрый поиск и доставка оригиналов в офис в течение суток, оперативное предоставление сканированной копии в день заказа. Сокращение непрофильной нагрузки на персонал и передача подрядчику функции контроля целостности архива, возврата ранее изъятых документов, перешивки и освобождения корон.
Независимая оценка документооборота и внедрение эффективного бизнес-процесса. Дешевый доступ к опыту подрядчика по хранению больших объемов документов и систематизации сотен тысяч бумаг. Повышение уровня информационной и экономической безопасности предприятия. Прозрачность затрат на управление архивом, перевод CAPEX в OPEX, снижение налогов.
Снижение расходов на персонал и оптимизация численности сотрудников. Увеличение производительности труда из-за отказа от непрофильной нагрузки на работников. Прозрачный объем затрат на управление бумажными документами. Снижение рисков штрафных санкций со стороны проверяющих органов из-за утери и порчи документов.
Автоматизированный учет договоров, приложений, комплектов документов. Контроль временного изъятия и возврата на хранение документа. Сбор комплекта документов из разных дел за один день. Предоставление удаленного доступа к архиву ограниченному числу сотрудников. Повышение информационной безопасности.
Готовый бизнес-процесс по хранению и систематизации любого количества документов предприятия. Хранение документов в оборудованном помещении на территории подрядчика. Освобождение производственных, складских и офисных помещений. Отказ от закупки складского оборудования.
Понимаем задачи по хранению и управлению документами заказчика. Снижение нагрузки на делопроизводителей, работников архива, канцелярии. Помощь в управлении большим объемом и количеством документов. Внедрение эффективных систем учета документов. Хранение документов в оборудованном помещении. Ведение архива и документооборота в соответствии с требованиями законодательства. Своевременный и точный отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения, передача бумаг оператору вторичных ресурсов.