Архив документов организации

Чем дольше и активнее предприятие функционирует в своей нише на современном рынке, тем больше в течение календарного года скапливается всевозможных бумаг. А это означает, что без архива не обойтись. Но не всем это по карману. Да и нюансов в таком сложном деле предостаточно.

В чем проблема ведения архивирования собственными силами и почему лучше доверить архив документов организации профессионалам?

Информация об архиве документов в организации

Какие категории бумаг должны попасть в архив предприятия, организации? Сюда, как правило, передаются дела постоянного, временного (> 10 лет) хранения (включая по личному составу). Их следует не только передать, а и включить в сводную опись дел по окончании года (не позднее двух лет после их завершения делопроизводством).

Документы до 10 лет хранения (согласно п. 98 «Правил работы архивов государственных органов и иных организаций») должны быть уничтожены в установленном порядке (с составление акта).

У собственного архива, безусловно, есть свои преимущества. Бумаги всегда в шаговом доступе. Взять отсюда вы можете любую информацию в любой момент, удобный для вас.

Но на этом, пожалуй, преимущества оканчиваются. Ведь каждый процесс архивирования документов в организации представляет собой большую сложность для организации, где нет специалистов и средств содержать их.

Сложность ведения архива

Создать, а потом еще и обслуживать собственный архив, — затратное во всех отношениях дело. Особенно это касается небольших компаний.

Во-первых, нужны большие суммы денег на:

1. выделение дополнительных площадей под архив: с учетом неизбежного роста инфляции и увеличения квадратных метров нужно предусмотреть и постоянный рост арендной платы;
2. архивное оборудование: без специальных стеллажей, коробов, стола, компьютера и другой оргтехники никто еще не обходился;
3. организацию системы пожаротушения и сигнализации;
4. создание соответствующего температурного режима и влажности помещения;
5. постоянную охрану архива с помощью современных систем безопасности;
6. на штатную единицу: архивиста, переплетчика и пр. (зарплата, налоги, больничные и т.п.);
7. разработку положения об архиве и должностной инструкции сотрудника и многое другое.

Среди проблем, связанных с созданием своего архива, надо назвать и необеспечение безопасного хранения дел внутри организации, возможную организацию электронного архива, низкую оперативность, отвлечение от решения ключевых задач бизнеса и непрофессионализм сотрудника, который не способен по правилам оформить и сдать документацию, вышедшую из документооборота, увеличение времени на поиск нужных дел и т.д.

Почему лучше отдать документы на аутсорс в ДатаБокс

Во-первых, мы – профессиональная архивная компания полного цикла. Мы не первый год оперативно и качественно помогаем:

• компаниям, которые не могут обойтись без аутсорсинга хранения документов;
• небольшим организациям, которые вынуждены экономить на расходах при архивации документов в организации и их содержании;
• предприятиям, которые не могут себе позволить выделить дополнительную штатную единицу, обеспечить хранение архивных дел в обеспечивающих их защиту от повреждений и других нежелательных моментов в соответствующих условиях.

Кроме того, заключение договора аутсорсинга архивных услуг поможет коммерческим и государственным организациям, а также физическим лицам:

1. уменьшить расходы на хранение дел и их обслуживание;
2. сделать эффективность работы своих сотрудников выше за счет сокращения непрофильной нагрузки;
3. высвободить площадь офиса под решение важных задач;
4. обеспечить надежную защиту от порчи или утраты данных;
5. сделать преемственными процессы при управлении документами;
6. вывести на более качественный уровень учет документов на предприятии и т.д.

Передача документов на ответственное хранение нашей компании – это гарантия надежного хранения конфиденциальной информации, нового уровня выстраивания процессов работы с документами. В этом давно убедились на своем собственном опыте сотни наших постоянных заказчиков, передавших нам свои архивы на аутсорсинг.