Предприятия ищут расширенный функционал системы управления документами

Организации признают, что навыки по управлению документами выходят далеко за рамки простой перетасовки документов в важные аспекты управления рисками и предпринимательской деятельности. Вы соответствуете описанию новых должностных обязанностей делопроизводителя?

Мир бизнеса в целом охарактеризовал делопроизводителей, ни много ни мало, как прославленных библиотекарей. Многие руководители думают, что делопроизводители просто берут документы и участвуют в непрерывном процессе классификации, архивирования и, изредка, возврата – предполагая, что они вообще всё это продумали.

Мы знаем, конечно, что в этом серьёзная недооценка того, что специалисты могут делать для организации с точки зрения поддержки соответствия установленным требованиям, сокращения риска и улучшения предпринимательской деятельности. Но совсем недавно значимость этой работы начала просачиваться в умы руководителей и, соответственно, в описание должностных обязанностей работы, связанной с документацией. Специалистам, которые настроены на карьерный рост, было бы полезно обновить свои профессиональные навыки и сделать это надо бы прямо сейчас.

Требуется помощь

Рассмотрим следующие выдержки, которые взяты из длинного списка объявлений о приёме на работу на должность «делопроизводство».

«Осуществлять руководство программой по общеорганизационному управлению документами для обеспечения сохранности и распоряжения документами в соответствии с производственной необходимостью, правительственными постановлениями, фискальными/законодательными требованиями, историческими и базовыми задачами.»

«Отвечать за руководство, планирование и администрирование программой управления документацией подразделения/агентства, как для основной задачи, так и для административной документации, независимо от средств и концепции.» – Национальное Управление Архивов и Документации.

«Требуются специальные знания в области информационного менеджмента и документации, как в электронном виде, так и в бумажном виде.» – Gap Inc.

Как видите, эти анонсированные позиции – и мириады других – требуют наличия у кандидатов навыков, которые не так давно были бы свойственны для ИТ или управления бизнесом, а не для делопроизводства. Эти навыки включают в себя следующее:

Понимание предпринимательской деятельности

• Знание способов хранения документации в электронном виде и в формате бумажных копий.
• Быть в курсе передовых методов совместного использования и хранения/защиты информации всех видов.
• Уметь работать с людьми и лидировать среди других департаментов.

Если мы предположим, что спрос на данную работу отражает мнение  руководства о возможностях организационных потребностей – а это так и есть – то можно предположить, что старое восприятие функции документации открывает путь новому, более комплексному и стратегическому взгляду и профессия делопроизводителя находится на пике широчайшего признания, что эта профессия и заслуживает.

Контрольный список навыков управления документами

Если вы являетесь специалистом по управлению документацией, что ж, это отличная новость, поскольку направления, которые вам близки и дороги вашему сердцу, распространяются вверх, вниз и по всей организационной структуре. Особенность состоит в том, чтобы продемонстрировать ваше чёткое понимание ситуации в целом и то, что вы можете использовать свой опыт для соединения нормативных предписаний надлежащего управления со всеми департаментами и функциями.

Вот краткий перечень навыков, которые можно представить и/или приобрести, чтобы претендовать на более широкие обязанности в делопроизводстве.

• Быть в курсе того как и где пересекаются и, зачастую конкурируют, потребности юридического, надзорного и производственного отделов вашей организации — и быть готовым рекомендовать возможные решения.
• Узнайте больше о том, что делают бизнес-аналитики и как использовать их работу для развития ваших стратегий в делопроизводстве.
• Быть сведущим в технологиях и вопросах, охватывающих не только делопроизводство, но и управление информационными ресурсами, управление технологическим процессом (BPM), администрирование баз данных и другими насущными направлениями управлениями информацией.
• Понимать, как использовать электронный инструментарий для управления как цифровыми, так и физическими активами.
• Расширить ваши познания в систематизации и метаданных, особенно, если это касается приведения в соответствие словарей по различным направлениям деятельности.
• И, наконец, не забывать все ваши «обычные» методы управления документами, такие как классификация, сохранность, распределение, соответствие стандартам, обеспечение сохранности информации и т.д.