Документооборот в организации и передача его на аутсорс

Подразделения любого предприятия или организации должны эффективно взаимодействовать между собой. Этот момент является одним из ключевых факторов успеха в любой отрасли. Поэтому создание адекватной системы документооборота в организации для руководства становится важной задачей.

Что такое документооборот 

Это система движения любого документа (создание, обработка, прием, передача, хранение и архивирование).

Важно, чтобы документы предоставлялись своевременно, были правильно оформлены и четко распределялись по ответственным лицам.

В компании документооборот (тесно связанный с понятием делопроизводства) подразделяется, в зависимости от сферы применения, на:

1. Кадровый
2. Производственный
3. Административно-хозяйственный
4. Управленческий
5. Бухгалтерский

Поскольку делопроизводство включает в себя все процессы работы с документацией, ее движение контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Важно! При отсутствии системы документооборота нельзя обеспечить эффективный учет (кадровый, налоговый и др.), оперативно взаимодействовать с вышестоящими, контрольно-надзорными и государственными органами и т.д.

Категории документопотока 

Документопотоков, взаимосвязанных между собой и создающих единую систему документооборота на предприятии, несколько.

Внутренний

Он предполагает движение бумаг между сотрудниками одного предприятия, учреждения.

Например. Созданный сотрудником и зарегистрированный документ отправляется на дальнейшую обработку и исполнение ответственному лицу внутри предприятия. Затем создатель документа, получив обратную связь о его «судьбе», закрывает заявку, если у него нет к ней претензий. В противном случае отсылает со своими комментариями на доработку.

Внешний

Он, в свою очередь, подразделяется на входящий и исходящий документооборот.

Входящие документы могут прислать по разным каналам связи:

• Вышестоящие и другие органы власти и управления и пр. (в виде директивных указаний, нормативных и других актов и т.д., сведений о выполнении распорядительных действий, запросов о путях исполнения задач, документов от внешних организаций, отсылаемых с тем, чтобы проконсультировать, согласовать совместные действия, получить обратную связь и пр.);
• Физические лица (в виде предложений, жалоб, заявлений).

Исходящая документация представляет собой письма и обращения, которые разрабатывают сотрудники компании и адресуют внешним пользователям и отправляемые за пределы предприятия (в адрес различных органов власти и управления, других предприятий или физлиц).

Передача документов на ауторс: что это такое 

Чтобы рабочий процесс организации стал эффективнее, администрация любой организации старается внести как можно больше новшеств в делопроизводство. Но, как показал опыт, даже внедрение электронного документооборота не избавляет от бумажной рутины при создании единой системы документооборота в организации.

Какой бы ни была деятельность компании, без архивных услуг не обойтись. Ведь бумажной документации в компании становится с каждым разом все больше. А ее надежное хранение в офисе становится порой невозможным.

В этой ситуации передача на ауторс профессионального архива станет идеальным выбором для всех, кому важно сохранить документацию в полном порядке.

Преимущества

Вы, за небольшие деньги поручая эту сложную и важную работу стороннему, но опытному источнику, получаете:

1. Уход от бумажной волокиты, так как уже не вы занимаетесь всем этим;
2. Сохранность информации, потому что наша компания имеет репутацию достойного партнера в этой нише;
3. Экономию на найме сотрудников;
4. Эффективную работу каждого члена коллектива;
5. Сокращение времени на обработку бумаг;
6. Минимизацию других издержек (на расходные материалы в том числе);
7. Высвободившееся время на свою главную работу и выполнение главных задач.

Главное, переход на такой способ обслуживания документации становится профессиональным решением для бизнеса. Ведь он приведет не только к экономии ресурсов, эффективному использованию вашего персонала и инфраструктуры, избавлению от рутины, а и к гарантированному результату – росту продуктивности всего предприятия.

Гарантия надежного обслуживания документов

Доверьтесь архивным услугам ДатаБокс:

• Нас выбрали крупные банки Белоруссии
• Мы надежно охраняем документы крупных оптовых поставщиков, сетей продуктовой розницы, кафе и ресторанов
• К нашим услугам обращаются многие производственные, логистические и другие организации и компании