Делопроизводство в организации

Каждому бизнесмену необходимо грамотно настроить все процессы, в т. ч. документооборот. Чтобы эта деятельность была налажена по всем правилам, к участию в делопроизводстве приглашают специалистов.

Компания ДатаБокс имеет опыт в этой сфере. Наши специалисты знают все о разновидностях процесса и понимают, как применить нормативные документы.

О делопроизводстве

Бумажная деятельность всегда ведется в организации любой формы собственности и отрасли. Речь о различного рода приказах, протоколах, письмах, т. е. об организационно-распорядительных документах. Даже для хранения бухгалтерских документов нужны особые условия.

Видов делопроизводства несколько: общее делопроизводство (основная деятельность предприятия), кадровое (все, что касается личного состава), секретное (ведется не во всех, а в ряде госструктур) и электронное (часть данных передана в цифровом формате).

Сам термин «делопроизводство» предполагает фиксирование данных на материальном носителе. Это понятие подразумевает исполнение таких этапов:

1. создание организационно-распорядительной документации (документирование) в соответствии с конкретными правилами и требованиями;
2. исполнение акта, то есть движение и учет;
3. передача на хранение (архивное дело) или уничтожение.

В РБ есть практика создания целого штата сотрудников для осуществления этих задач. В небольших компаниях эти обязанности могут переложить на любого работника. 

Что такое документооборот

Любая компания должна работать согласно законодательству. Поэтому и процесс делопроизводств, организации документооборота должен быть всегда в порядке.

Руководителю компании, где нет возможности нанять специалиста, самому разобраться в этом сложно. Поэтому заказывают услугу в нашей компании.  

По сути, речь о движении документов внутри организации, между ней и заказчиком, партнером, контролирующим органом и другими внешними агентами.

Этот процесс начинается с создания проекта той или иной бумаги. После согласования, подписания и присвоения ему регистрационного номера она обретает статус официального документа.

Как только поставленная задача выполнена или адресаты получили информацию, документ согласно правилам организации и требованиями законодательства сдается на хранение или уничтожение.

Вид документооборота определяется путем поиска источника документа и бывает:

1. внутренним (речь о делах, созданных в компании и используемых ее сотрудниками в управленческом процессе;
2. внешним (бумаги, которые поступают в другие организации или поступают из них (входящие), подвергаются первичной обработке, предварительному рассмотрению, регистрации, рассмотрению руководством и передачей на исполнение).

А еще документооборот в организации может быть восходящим (от сотрудников к начальству), нисходящим (от руководства к персоналу), горизонтальным (с равными должностями) и др.

Ведение и организация делопроизводства

Грамотно и с соблюдением всех требований законодательства РБ мы исполним все полагающиеся процессы, а не неосведомленный секретарь или другой работник (как бывает при небольшом документообороте).

Чтобы предприятие вело свою деятельность в рамках закона и без претензий со стороны контролирующих органов, многие сейчас перекладывают на наши плечи свои дела и проблемы, в том числе это делопроизводство и документооборот. И получают при этом массу преимуществ.

Во-первых, доверив этот процесс профессионалам ДатаБокс, предприятию не придется создавать специально отдельное подразделение (скажем, отдел делопроизводства). А значит, будет достигнута не только экономия квадратных метров.  

Во-вторых, заключив договор с нашей аутсорсинговой компанией, заказчики не просто вступают в правовые отношения. Как итог грамотного аутсорсинг-подхода и эффективного исполнения обязанностей, переданных нам, клиент получает:

1. упорядоченные процессы, безошибочную работу и своевременное выполнение задач в организации;
2. упрощение работы с сотрудниками;
3. исключение конфликтных ситуаций и судебных разбирательств;
4. нормальную работу сотрудников, которые не будут отвлекаться на стороннее дело;
5. сокращение издержек на выплату штатному сотруднику зарплат, больничных и пр.;
6. полную конфиденциальность информации.

Сложно ли перейти на аутсорсинг? Нет. Потому что мы – компания с доброй репутацией, долгосрочными отношениями с клиентами и способностью обеспечить деятельность любого заказчика.

Преимущества сотрудничества с ДатаБокс

Мы готовы поддерживать работу с документацией на каждой стадии ее жизненного цикла от регистрации до списания, а также возможный переход от бумажных носителей к электронному взаимодействию.

Мы наработали солидное портфолио из грамотно исполненных проектов для сотен организаций и тысяч пользователей.

Компания реализует свою работу в полном соответствии с действующим в РБ законодательством, руководствуясь современными практиками управления документами.

Работая «под ключ», исполним все задачи по организации делопроизводства с помощью самых продвинутых решений.